¿Cómo es la estructura de un proyecto? | EAE (2024)

7 marzo, 2023

La estructura de un proyecto puede hacer referencia al orden que ayuda a organizar los equipos que lo forman o considerarse como la que tiene que ver con el plan mismo de la iniciativa. En ambos casos, definir la estructura de un proyecto beneficia a su planificación y es un paso que los Project Managers deben dar en las etapas previas al inicio del proyecto, cuando aún se está preparando la iniciativa.

¿Qué es la metodología de un proyecto?

La metodología de gestión de proyectos es solo una forma elegante de describir un sistema utilizado para hacer algo. Antes de comenzar cualquier proyecto, se necesitan las herramientas que facilitarán su administración, así como su planificación y control. Se trata del mejor complemento al talento del equipo y la visión de un Project Manager que tiene claro cómo va a ejecutarse el proyecto.

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Algunos proyectos se prestan a determinadas metodologías, otras, la elección de una u otra dependen de las preferencias personales de quien lo gestionará. Waterfall, Critical Path Method, PMI, Kanban, Scrum o Agile son algunas de las más frecuentemente empleadas.

Para elegir bien la metodología adecuada para cada perfil de Project Manager o cada iniciativa (o incluso decidirse por una metodología híbrida), es importante saber cuáles son y en qué consiste cada una. Si quieres conocer los tipos de metodología de un proyecto que existen, te recomendamos la lectura de este artículo.

¿Qué es un proyecto de mejora continua?

Un proyecto de mejora continua puede centrarse en algún área en concreto del negocio o involucrar a toda la organización.

Kaizen significa «cambio a mejor», generalmente en el contexto de una mejora continua. Sin embargo, algunas personas asocian la palabra Kaizen solo con proyectos de una semana. Pero si solo realiza un par de estos eventos cada año, ¿cómo pueden estos eventos considerarse continuos?

Es cierto que algunas oportunidades de mejora requieren la estructura de un evento formal, que incluye la planificación, la formación de un equipo multifuncional y la recopilación de gran cantidad de datos. Pero otras oportunidades de mejora no son lo suficientemente grandes, como tampoco lo puede ser su impacto en los resultados de la organización.

Esto no significa que cada proyecto de mejora continua deba ser profundamente transformador, ni disruptivo. Por ejemplo, una oportunidad incremental de mejora podría incluir reemplazar un dispensador automático de toallas de papel en una sala de recién nacidos de un hospital por un dispensador manual más silencioso que no despierte a los bebés. O podría implicar colgar un pequeño gancho en el baño para que los contratistas puedan colgar sus cinturones de herramientas. Se trata, en definitiva, de plantear ligeros ajustes en los procesos o pequeños cambios en los sistemas de información, que vayan ayudando a la empresa a adaptarse a sus circunstancias y a pulir sus defectos.

Para ampliar esta información, puede resultarte interesante consultar este post, donde descubrirás qué es la mejora continua en una empresa, cómo se hace un proyecto de mejora, cuáles son sus objetivos y cómo se aplica la mejora continua después.

¿Cómo se organizan las personas en la estructura de un proyecto?

En la etapa de planificación, los roles se identifican en términos de experiencia o habilidades necesarias para completar cada una de las tareas principales y, en función de estas variables, se determinará la estructura de un proyecto en su dimensión humana.

Cuando sea necesario reclutar miembros para el equipo, este proceso de organización ayudará a identificar los criterios de selección.

Una vez se cuenta con todos los recursos humanos que el proyecto puede necesitar, llega el momento de asignar responsabilidades clave. Es el director de proyecto usualmente quien se ocupa de este cometido y, cuando se hayan decidido los niveles de autoridad, procederá a definir los canales, medios y herramientas que se habilitarán para la comunicación, monitorización y retroalimentación.

La estructura de un proyecto puede adquirir distintas formas y consistir, por ejemplo:

• En varios equipos, cada uno con un líder de equipo.
• En un número de individuos o grupos que realizan una contribución de especialista en el momento adecuado, apoyados por un método para coordinar sus aportaciones.
• Una distribución jerárquica y ordenada de todas las personas que participan en la iniciativa, a cada una de las cuales se asigna un supervisor a quien reportar, quien, a su vez, estará en dependencia del Project Manager.

¿Cuál es la estructura de un proyecto sobre papel?

La estructura del plan de proyecto ayuda a atar cabos y mejorar la planificación de cualquier iniciativa. Cada Project Manager, atendiendo a los objetivos del proyecto y las prioridades que se establezcan, puede modificar este plan, sin embargo, al definir sobre papel la estructura de un proyecto no pueden faltar datos como los siguientes:

1. Nombre del proyecto. Debe acompañarse de una descripción breve del contexto.
2. Antecedentes del proyecto. Se reflexiona acerca de las circunstancias que motivan el inicio del proyecto, explicando y justificando su necesidad.
3. Objetivos del proyecto. Es preciso mencionar y explicar claramente el objetivo principal y los objetivos secundarios del proyecto
4. Destinatarios del proyecto. Al plantear la estructura de un proyecto hace falta tener claro para quién se hace el proyecto y qué se quiere lograr.
5. Implementación y calendario del proyecto. Desde un punto de vista práctica, conviene definir los procedimientos que se utilizarán para alcanzar las metas planteadas, la forma en que se planea implementar el proyecto, los desafíos y riesgos a os que habrá que enfrentarse y los plazos en que se tiene previsto completar cada uno de los entregables del proyecto.
6. Recursos del proyecto. Además de hablar del financiamiento, hay que mencionar a las personas y la gestión del tiempo.
7. Resultados esperados del proyecto. Se habla de las metas que la iniciativa persigue y la medida en que cada fase se considerará completada.
8. Seguimiento y evaluación del proyecto. Se explica la forma en que se tiene previsto monitorizar y evaluar el trabajo.
9. Informe de resultados. Es preciso también indicar las condiciones y términos en relación con el reporting.

Además de estas dos perspectivas de la estructura de un proyecto, hay que tener en cuenta una tercera. Se trata del reflejo de la estructura organizativa en el proyecto, o lo que es lo mismo, la forma en que se configura una empresa u organización y cómo afecta al modo en que los recursos se asignan al proyecto. Existen distintos tipos de estructura organizativa y conocerlos puede ayudar al Project Manager a determinar cómo debe gestionar sus iniciativas y qué tipo de estructura de un proyecto le puede asegurar mejores resultados.

Créditos fotográficos: lucadp y Carmen Murillo

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