Todas las operaciones de una empresa tienen que estar orientadas a vender más y mejor, por lo que un inventario físico debe ser una herramienta que nos permita comprobar cuánto producto está en condiciones adecuadas para la venta y darle el mejor acomodo posible para optimizar el surtido.
Un inventario físico no es solamente contar y comparar las existencias contra lo teórico, sino determinar realmente los costos de la mercancía, comprobar su desplazamiento, decidir sobre los artículos obsoletos y en general, asegurar el control y adecuada administración de nuestros almacenes.
Planifica el inventario
Si un inventario debe contribuir a la venta, no hace mucho sentido que cierres la empresa para realizar tareas administrativas. Determina cuál es el mejor día para realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu operación y adelanta todas las tareas que puedas en los días previos: acomoda tus productos, reúne todos los que son iguales en el mismo lugar, prepara paquetes de los artículos pequeños, etiqueta tu mercancía, verifica el buen funcionamiento de los lectores de código de barras, etc.
Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con los materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén capacitados para registrar la información debidamente. Puede parecer simple, pero reforzar el procedimiento te llevará poco tiempo y así evitarás errores.
Ordena tus existencias por tipo de producto
Verifica que todos los productos se encuentran en el almacén y el área que les corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, esta tarea no debería ser demasiado laboriosa.
Considera también todos los productos obsoletos, caducos o dañados para que los separes en otro almacén antes de hacer el inventario.
Revisa también que las cajas no estén vacías o intercambiadas, es decir, que cada empaque efectivamente contiene lo que dice, asegura que no tienes productos dispersos por tu almacén y que todos los artículos iguales están juntos.
“Limpia” todos los almacenes temporales
Si utilizas almacenes temporales para registrar productos en tránsito, trata de que estas áreas estén vacías, tanto físicamente como en tu sistema, por ejemplo, artículos que los clientes recién devolvieron y que deben revisarse antes de regresarlas a su ubicación definitiva, productos que están en proceso de surtido o traspaso, mercancía en áreas de recepción o carga.
Si no puedes detener la operación, procura al menos tener los mínimos artículos posibles en estas áreas e identifícalos perfectamente para que no se revuelvan con las existencias de tu almacén principal.
Simplifica la cuenta
La unidad de medida de cada artículo deberá estar definida. Si cuentas con algún sistema de gestión esto será más fácil, pero lo importante es que establezcas una unidad de medida que te resulte funcional. Por ejemplo, si compras tambos de líquido de 20 litros pero los vendes en botellas de 1 litro, puedes contar tambos o litros indistintamente, pero si usas litros evitarás tener fracciones de unidad.
Sin embargo, si tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco valor que vendes por pieza (digamos clips de papelería), tendrías que invertir demasiado tiempo en contar cada unidad. Utiliza una báscula para poder estimar fácilmente cuántas piezas tienes sin tener que contarlas una por una, ahorrarás bastante tiempo y tu cálculo será lo suficientemente acertado.
Asegura que todo el personal que realizará el inventario tiene claras las unidades para evitar confusiones.
Ejecuta el conteo de manera ordenada
Al contar las existencias lo ideal es hacerlo en una lista ciega, es decir, que el personal encargado no pueda ver las existencias teóricas de los productos en el almacén, para evitar que haga “trampas” y de por bueno un inventario que no fue debidamente contado. Considera que al hacer el conteo ciego, el tiempo invertido será mucho mayor así como la probabilidad de que se requieran varios conteos adicionales, pero también será mucho más confiable el resultado.
Es conveniente hacer el conteo en parejas y habiendo definido previamente las áreas que cada pareja deberá contar. Asimismo, deberán marcar cada ubicación o pasillo una vez que ha sido contado para evitar duplicidad y retrabajo.
Ajusta las diferencias
Una vez que has realizado al menos dos conteos (lo ideal es que los hagan personas distintas), deberás comparar las cantidades físicas contra tu inventario teórico y hacer en tu sistema o archivo los ajustes correspondientes para que reflejen la realidad. Entre más pronto lo hagas, más pronto podrás reiniciar tus entradas y salidas normalmente.
Como referencia, en los artículos de mayor valor tu desviación debería ser cero, y en los de menor valor la diferencia debería estar por debajo del 2%. Si tienes desviaciones más graves, asegura primero que has considerado todos los almacenes dentro o fuera de tu centro de distribución y revisa el histórico de movimientos, puede ser que no estés considerando los productos colocados en algún almacén temporal, en consigna con clientes, salidas para degustación o muestras, etc. La disciplina con la que registres todos los movimientos de tus almacenes será clave para disminuir estos porcentajes.
Documenta las mermas adecuadamente
Una vez contada la mercancía que separaste como inventario obsoleto, caduco o dañado en el primer paso, consulta con el personal administrativo, legal, fiscal y/o de control interno cuál es el proceso a seguir con esta mercancía. Dependiendo de la naturaleza y valor del producto, es posible que requieras fotografías, actas administrativas u otros documentos donde se justifique la salida del almacén de estos productos o incluso un tratamiento especial por personal calificado en el caso de materiales peligrosos.
Por supuesto esta salida física del almacén deberá coincidir con un ajuste de las cantidades en el sistema.
Por último, te recomendamos realizar inventarios cíclicos continuamente, es decir, conteos por ubicación para las ubicaciones de mayor rotación. Esto te permitirá mantener todo el tiempo un inventario teórico muy acertado y que en el inventario físico anual tus diferencias sean pequeñas.
Fuente: http://www.emprendedores.es/gestion/como-hacer-un-inventario
