Corría el año 1998 y yo era un joven jefe de equipo en una consultora de mucho renombre. Estábamos acometiendo una reingeniería de procesos comerciales y logísticos en una muy importante empresa del IBEX 35. Y para esta importante transformación, la compañía debía fichar a un Planificador de la Demanda. Surgió la necesidad de establecer de quién debía depender esta importante figura dentro de la nueva organización.
Pues bien, con la perspectiva que me dan los años y la experiencia que he tenido en proyectos de planificación, voy a tratar de responder a esta pregunta que es recurrente en nuestros trabajos de consultoría de optimización de inventarios.
¿De quién debe depender el planificador de la demanda?
Lo primero que debo hacer es cuestionarme cuál es el rol de este planificador de la demanda en la organización.
Planificador de la demanda puro
Dentro de las organizaciones, existen casos en los que el planificador de la demanda es un planificador puro de demanda cuya responsabilidad es determinar la demanda que van a tener de cada artículo en cada geografía y para cada cliente. Esta responsabilidad está muy relacionada con las promociones que se vayan a realizar, las altas y bajas de producto, la explicación del histórico de ventas y el conocimiento del mercado para incorporar también el efecto de las acciones de la competencia.
Pues bien, en este caso, este planificador de la demanda “puro” puede depender de comercial o de operaciones.
- Si depende de comercial estará mucho más cercano al mercado, a los clientes de la compañía y tendrá una mejor visión de lo que sucede con la demanda. También existe este caso, cuando la organización comercial se compone de la visión de varias Delegaciones o Países o empresas comercializadoras. En este enfoque se corre el riesgo de “viciar” su visión e hinchar la demanda para asegurar que siempre se va a disponer de stock suficiente para la demanda que haya.
- Por el contrario, si depende de operaciones, evitaremos este riesgo, pero perderemos cercanía con el mercado, con los comerciales y con los clientes.
De esta manera, ante las ventajas e inconvenientes mencionados, cada organización procede de una manera distinta y se puede ver a este planificador de demanda “puro” en ambas partes de la organización.
Planificador de la demanda y del aprovisionamiento
Pero vamos a seguir reflexionando al respecto. Y es que existen organizaciones que, o bien porque no son suficientemente grandes para tener esta figura, o bien porque no lo estiman necesario, tienen una persona que planifica la demanda junto con los inventarios. Esta persona es quien decide qué es lo que se va a aprovisionar (o producir si es empresa manufacturera). Para un grupo de productos o para toda la gama de la compañía, hace la planificación de la demanda con las características que hemos comentado, además de determinar el stock de cada referencia en cada punto de stock y calcular, por tanto, las necesidades de compra y producción. Vamos a llamar a este rol: planificador de la demanda y del aprovisionamiento.
¿De quién debe depender esta importante figura en la organización? Pues bien, en mi carrera profesional he visto esta figura dependiendo de tres posibles departamentos: Comercial, Operaciones e incluso Financiero. Analizamos aquí los pros y los contras de cada opción:
- En el caso de depender de Comercial, no solo tenemos el riesgo de que sobrevalore la demanda futura para tener siempre stock, sino que puede también sobredimensionar el stock con el mismo fin de priorizar el nivel de servicio al cliente. Como ventaja anoto la misma que ya hemos mencionado anteriormente (la cercanía a comercial y al mercado y su conocimiento del mismo).
- En el caso de depender de Operaciones, lo más normal es que se pierda algunos detalles del comportamiento del mercado (que deberá tratar de corregir con un circuito de comunicación ágil con comercial) pero, por el contrario, sea una persona objetiva en lo relacionado con el inventario necesario en cada punto de suministro y que también tenga en mente lo que cabe en los almacenes o lo que son capaces de transportar.
- En el caso de formar parte del departamento financiero, podemos pensar que será una figura que corre riesgos en el nivel de servicio para poder mantener una inversión baja en inventario.
Dependiendo del momento en el que se encuentre la compañía, se encontrará este perfil en uno o en otro departamento. Si la empresa está en un periodo de expansión de ventas, debe invertir en inventario para hacer frente a esta expansión y esta figura tendrá más sentido en comercial u operaciones. Si la empresa está en un momento de contracción y se encuentra revisando sus costes esta figura podrá depender de Financiero o estar muy controlada por sus principios y directrices.
Otros escenarios
Adicionalmente a estas reflexiones, existen casos especiales que me gustaría también revisar:
- En el mundo del fashion retail también existen las personas que aprovisionan las tiendas. Son los departamentos de Trade Marketing. Estas figuras tienen un alto conocimiento de los gustos de las personas según la zona donde esté la tienda, de las tendencias de moda, de conocimiento de producto… Residen en todos los casos en departamentos comerciales.
- En el mundo del aprovisionamiento de mercaderías (caso de ferreterías, suministros industriales…) también se diferencia la función de planificación de la demanda según el horizonte en el que nos movamos. Las tendencias de largo plazo que marcan las negociaciones con los proveedores son manejadas por compras para cerrar acuerdos con los proveedores, mientras que las decisiones de más corto plazo que marcan el pedido concreto al proveedor se deciden desde la planificación del aprovisionamiento.
- En el mundo de la Cuarta Revolución Industrial hay quien dice que el Demand Planner será una especie de Data Scientist que realizará sus previsiones con BIG DATA, escuchando las redes sociales y sus dictámenes y que deberá contar con grandes capacidades matemáticas y tecnológicas. Como tal, estas tendencias le visualizan reportando al CDO (Chief Digital Officer). Me temo que yo soy un poco romántico y creo que aun nos queda bastante para ese escenario. Aunque sea cada vez más importante la teoría matemática, los algoritmos o el social buzz, aun no son capaces de sustituir a una conversación con un comercial, con un cliente o con un delegado de ventas para captar lo que de verdad pasa en el mercado.
El perfil del buen planificador
En cualquier caso, sea cual sea la decisión que se tome, quería romper una lanza en favor de los planificadores (de la demanda y del suministro) por su importante misión. Y es que deben de ser unos perfiles que tengan un poquito de todas estas virtudes que a continuación detallo:
- Mente analítica: para explicar el pasado de las ventas y predecir el futuro
- Capacidades matemáticas: para entender lo que es una tendencia, una estacionalidad y que le suene lo que significan diferentes algoritmos de previsión
- Capacidades relacionales: se debe mezclar mucho con los profesionales de comercial, de compras, de aprovisionamiento, de producción
- Capacidades de negociación: debe saber atender intereses muy diversos de toda la organización para crear un plan único de compañía
De esta manera, y volviendo a mi reflexión inicial sobre el perfil para la compañía del IBEX 35, creo que hemos logrado responder a las preguntas que ya me realizaba el siglo pasado y que tras tantos años en la planificación de la cadena de suministro, me temo que no puedo responder con afirmaciones rotundas, sino con reflexiones, pros y contras como he tratado de hacer en este artículo.
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