Trello es una de las herramientas que se utilizan constantemente en entornos profesionales y estudiantiles gracias a lo cómodas que resultan todas sus funciones. Si quieres conocer la aplicación a fondo, con esta guía te convertirás en todo un profesional.
Trello es una herramienta tan utilizada en entornos laborales que algunas empresas piden tener conocimientos sobre ella en las ofertas de trabajo. No es para menos, cuando se realizanproyectos en equipo es muy útil de cara a organizar las tareas y comprobar en cuestión de segundos en qué fase se encentra cada una de ellas.
Son distintas las posibilidades que ofrece Trello para adaptarse a las necesidades existentes. Catalogado como un programa de gestión, puede servir en una empresa para ordenar proyectos y automatizar los pasos, pero también en la vida privada de cada uno para organizar los estudios académicos o el esquema de una novela.
Por eso hemos preparado unaguía de uso de Trello que te será muy útil si quieres o necesitas esta herramienta. Aunque es muy sencillo acceder a ella y realizar un uso superficial, tiene muchos aspectospor descubrir que seguramente te interesarán. Así que vamos con nuestra guía, seguro que cuando la acabes sientes que conoces y necesitas Trello.
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Índice de contenidos:
Trello: una herramienta que destaca desde el primer vistazo
Fácil y barato, incluso gratuito si no necesitas demasiado
La base: tablero, categorías y tarjetas
Aprovechar al máximo las tarjetas
¿Merece la pena cambiar a Business Class?
La herramienta a la que siempre le sacarás partido
Trello: una herramienta que destaca desde el primer vistazo
El diseño de Trello es mucho más espectacular de lo que se puede pensar en un primer momento. Su principal ventaja está enconseguir algo especialmente complicado: te haces una idea muy clara sobre cómo se utiliza al instante.
Esta herramienta resulta muy útil por varios motivos, pero ante todo por haber sabido trasladar a formato digital lo que antes podía ser una pizarra con cientos de pósit, pero de forma mejorada y sin añadir ningún detalle que sobre.
En esta pizarra digital pueden trabajar múltiples usuarios a la vez sin entorpecerse, está disponible en español yademás del texto y los esquemas se utilizan los colores para organizar todo el trabajo. Tal como comentamos, todo esto siempre con la idea de que todo su uso sea sencillo y fácil de aclararse en un ojeada.
Fácil y barato, incluso gratuito si no necesitas demasiado
Acceder a Trello es muy sencillo. Basta con entrar en la página web de la herramienta y registrarte con un par de clics, sea mediante los datos que incluyas a mano o con tu cuenta de Google, Microsoft o Apple. De cara a gestionar los proyectos, con que haya un usuario como administrador ya basta para poder crearlos y que tengan acceso a ellos un número limitado de personas.
Como ocurre con otras tantas aplicaciones enfocadas al mundo laboral, existen distintos planes de pago,3 distintos: Free, Business Class y Enterprise. En general son muy ajustados a la realidad existente en cuanto a los precios, ya que un usuario normal puede utilizar el plan gratuito para la mayoría de tareas que puede necesitar y el Enterprise, enfocado para grandes proyectos con muchos usuarios, no conlleva demasiado coste. Para una empresa pagar 17,50 dólares al mes no supone prácticamente nada.
Las principales diferencias entre los planes se encuentran en el número de tableros y usuarios que se pueden crear y las posibilidades de administración posibles. En caso de que se tenga un proyecto especialmente complicado o problemático y se quiera que una persona tenga un control superior al delresto y deba gestionarlo, el modelo Enterprise resultará más interesante. Pero conviene detenerse en las distintas características de los planes antes de dar el paso.
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Pero empecemos a ver cómo es Trello por dentro y vamos a tomar en cuenta tres elementos clave de esta herramienta: tableros, categorías y tarjetas.
Empecemos por los tableros, que son los espacios de trabajo en los que se desarrollarán los proyectos. Una vez te has registrado en Trello y has accedido a la web, tienes la opción de crear uno desde cero o partir de una plantilla. Si vas a hacer lo primero, te aparecerá la pestaña para añadir el nombre y la posibilidad de elegir si quieres que sea público o privado.
Te recomendamos que optes por la opción de ponerlo privado para que controles quién accedea la información. Aunque en ambas solo lo editarán quienes tú lo permitas, son contados los casos en los que uno puede querer que cualquiera lo lea.
Además, también es posible cambiar la imagen de fondo, pero esta opción está disponible en todo momento si lo quieres hacer en el futuro.
Cuando lo crees te aparecerá por defecto uno como este que te mostramos más abajo, con tres categorías (también llamadas listas): Lista de Tareas, En proceso, Hecho. Puedes crear tantas categorías como quieras y ponerles el nombre que desees. En el lado derecho aparecela opción Invitar con la que añadesa otras personas solo con introducir su correo electrónico.
En cada categoría es posible crear tarjetas con el nombre que desees de cara a organizar el trabajo y en qué momento se encuentra, a quien le corresponde, así como su prioridad. En principio, verás que solo aparece el título de las tarjetas que tengas.
Si quieres moverlas de un lado a otro, se desplazan con el ratón, basta con clicar en una para moverla sin mayores problemas ni necesitar confirmación.
Puedes clicar en cada tarjeta que hayas creado para abrirla y añadir o leer información. Esto resulta muy interesante en el seguimiento del proyecto de cara a conocer el estado exacto en el que se encuentra, etiquetar a personas y dejar recordatorios. Cualquiera al que le hayas dado permiso tiene la libertad de modificarla.
Apuntamos que estas capturas de pantalla son de la versión para ordenador, pero en la de móvil tienen unas funcionalidades idénticas, solo que con un formato adaptado.
Cuando sientas que tienes muy desordenado una categoría, Trello te da la opción de organizarla con un par de clics. Pulsas en los tres puntos superiores de alguna de ella y le das a Ordenar. Tal vez te parezca que ofrece pocas opciones, pero te aseguramos que es muy útil cuando trabajas con un buen número de tarjetas.
Aprovechar al máximo las tarjetas
Las tarjetas se pueden aprovechar de una forma espectacular mediante una serie de añadidos que permite la herramienta que van desde etiquetas a pegatinas, caducidad y otras tantas opciones que resultan muy interesantes.
Lo primero que debemos apuntar respecto a este tema es que al trabajar varias personas en los proyectos podemos ver cuáles han sido los últimos movimientos que se han realizado, como si una tarjeta se ha movido de una categoría a otra o si se han realizado apuntes o actualizaciones sin que se hayan movido, del mismo modo que nos avisará sobre notificaciones o si alguien nos cita.
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Para abrir las opciones que existen en cada tarjeta basta con hacer doble clic en cualquier pestaña o pulsar sobre el lápiz de la esquina superior derecha. Al abrirse se pueden ver un buen número de posibilidades que incluyen añadir un código de colores, mejorar la descripción, anotar la actividad, etiquetar, sumar miembros, poner fecha de inicio o vencimiento...
Al estar cada una de las opciones en español no existe pérdida alguna. Aunque si es interesante que antes de empezar un proyecto se prepare un libro de estilo para no caer en la sobreinformación o falta de esta, algo habitual cuando todo el mundo quiere tomar la iniciativa.
¿Merece la pena cambiar a Business Class?
A la hora de valorar cualquier herramienta siempre está bien saber si compensa hacerse con un programa que vaya más allá del gratuito y en el caso de Trello es algo que debe tomarse especialmente en cuenta si se va a trabajar en equipo y se utilizará la aplicación como herramienta preferente de gestión.
Además de un buen número de diseños complementarios y más adaptados a los distintos proyectos que se manejen, hay que añadir la posibilidad de observar todas las tareas en el calendario propio o en plano, generar estadísticas, métricas de trabajo y una posibilidad que multiplica la funcionalidad de Trello: conectarlo con otras aplicaciones.
Hasta 100 aplicaciones se pueden complementar con Trello en esta suscripción para poder mover avisos, añadir a calendarios, sincronizar eventos o generar informes.
Entre las aplicaciones con las que se puede conectar se encuentran todo el paquete de herramientas de Google, Slack o Salesforce, pero existe un amplio abanico. Tienes más información sobre este y otros aspectos de Slack Business en un artículo del blog de Trello.
La herramienta a la que siempre le sacarás partido
Trello es una aplicación muy útil para cualquiera que desee organizar su trabajo en un mismo tablero para mejorar la gestión o poder analizar de un solo vistazo en qué punto se encuentran las distintas tareas.
Sea para mejorar tu proyecto o porque vas a trabajar en una empresa donde se utiliza, te recomendamos que te registres y empieces a utilizar Trello. Es muy fácil aprender a gestionarlo y en cuestión de poco tiempo podrás conocer lo suficiente como para utilizarlo en tu día a día al nivel que te solicite tu empresa.
Trello es una herramienta de gestión de tareas y colaboración basada en kanban que es perfecta para todo tipo de proyectos o equipos . Esto incluye equipos de contenido, proyectos de marketing, seguimiento de atención al cliente, canales de ventas, seguimiento de recursos humanos e incluso gestión ágil de proyectos.
Un tablero de Trello contiene listas de tareas ubicadas de manera horizontal para poder observar todo su contenido. Los ítems que se encuentran dentro de estas listas son tarjetas, que pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse en otro proyecto.
La mayor desventaja de trello es que no te permite observar todas tus tareas. Es decir, no tienes un tablero en el que puedes observar todas las tareas que te pertenecen de manera simultánea sino que las tareas se organizan en función del tablero al que pertenecen.
Trello automatiza las tareas repetitivas para que puedas centrarte en resolver los problemas reales. Automatiza los comentarios en las tarjetas de Trello y los mensajes de Slack tras realizar alguna acción para que la comunicación con tus compañeros y con los clientes sea fluida, estén donde estén.
Trello Butler es, esencialmente, un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones son generadas sencillamente, usando el lenguaje natural como en un juego de palabras de productividad.
¿Qué es Trello? Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas. Añade archivos, checklists o incluso automatizaciones: personalízalo todo según las necesidades de tu equipo.
Permite agregar comentarios. Cuenta con un motor de búsqueda interna. Es posible configurar las opciones de privacidad de los tableros, administrando a quienes se le comparten (cuales son públicos y cuales dejamos privados según sea nuestro requerimiento). Utiliza SSL.
Esta app basa su metodología en el sistema de trabajo japonés llamado Kanban, el cual incorpora tableros y tarjetas en un espacio de trabajo físico, para coordinar diferentes actividades.
Agregue etiquetas de colores : una de las mejores prácticas de Trello es agregar etiquetas de colores a sus tarjetas. Es una excelente manera de agregar más detalles o resaltar información importante. Puede categorizar sus etiquetas según la prioridad, la categoría de la tarea o el miembro del equipo.
¿Cómo crear un checklist en una tarjeta? El primer paso es abrir una tarjeta que haya creado, tendrá que seleccionar checklist, podrá escribir el nombre que quiera para su checklist (nosotros en el ejemplo le hemos puesto «comprobaciones»), más tarde podrá añadir elementos con el nombre que usted quiera.
Sí, Trello tiene un plan gratuito para siempre que incluye tarjetas ilimitadas, hasta 19 tableros por espacio de trabajo, registro de actividad ilimitado y almacenamiento ilimitado (10 MB/archivo). Una desventaja del plan es su límite de 250 tareas automotrices gratuitas por mes.
Deberías usar Asana si buscas administrar proyectos para más de dos personas, especialmente si estás administrando un equipo pequeño. Debe usar Trello si necesita una herramienta de gestión de proyectos visual y no necesita dividir las subtareas en un equipo muy a menudo .
Tiene control total sobre la visibilidad de sus datos y todos los valores predeterminados favorecen la privacidad . Tiene la capacidad de hacer que los tableros y los espacios de trabajo sean privados, en cuyo caso solo los miembros agregados podrán ver el tablero o el espacio de trabajo.
¿Por qué Trello es tan popular? Trello es tan popular porque, a diferencia de otras herramientas de productividad como Asana o Monday, Trello permite a los usuarios organizar visualmente todas sus tareas de una manera que tenga sentido para ellos y que sea fácil para otros en el equipo entender qué se debe hacer exactamente.
De forma general podemos clasificar nuestras tareas en función del grado de importancia y en función del grado de urgencia que requieren. Estableciendo dos niveles en cada caso tenemos cuatro tipos de tareas.
La construcción de una estructura organizacional involucra a los gerentes en dos actividades: especialización de puestos (dividir tareas en puestos) y departamentalización (agrupar puestos en unidades) .
Trello hace que el trabajo de tu equipo sea más fácil. Independientemente del proyecto, el flujo de trabajo o el tipo de equipo que tengas, Trello te ayuda a mantenerlo todo en orden. Solo tienes que registrarte, crear un tablero y ¡listo! La productividad te espera.
Para la mayoría de las personas, recomiendo comenzar limitándose a hacer de tres a cinco tareas por día. Puede que no parezca mucho, pero si te enfocas en escribir las tres cosas más importantes que debes hacer hoy, es posible que descubras que ya es mucho por hacer.
Escribe las tareas que quieres hacer cada día. Escribir una lista te ayuda por dos motivos. Ninguna tarea se te pasará por alto y también activa algo en tu mente que te mete prisa al darte cuenta de todas las cosas que tienes por hacer. Asegúrate de que tu lista es muy práctica.
Los servicios de producción de Trello están alojados en la plataforma EC2 de Amazon Web Services ("AWS") . Los servidores físicos están ubicados en los centros de datos seguros de AWS.
Trello facilita que su equipo realice el trabajo . No importa el proyecto, el flujo de trabajo o el tipo de equipo, Trello puede ayudarlo a mantener las cosas organizadas. Es simple: regístrate, crea un tablero y listo. La productividad espera.
La visualización le permite recibir una notificación cuando otro usuario realiza un cambio en una tarjeta, una lista o un tablero en Trello . Al mirar una tarjeta, recibirá notificaciones para... Recibirá las mismas notificaciones enumeradas anteriormente, pero para todas las tarjetas en una lista o tablero.
En pocas palabras, los Power-Ups son integraciones y funciones que pueden añadirse a la experiencia central con el tablero de Trello. Incorporan capacidades nuevas e increíbles a tus tableros al hacerlos más fáciles de usar, ofrecer más funciones y funcionalidad o mostrar más información sobre tu flujo de trabajo.
Mejore el flujo de trabajo de gestión de proyectos de TI
Los gerentes de proyectos de TI pueden usar Trello para mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia de su equipo , independientemente de su metodología: Kanban, Scrum o la que funcione mejor para el proyecto en cuestión.
Un ejemplo claro de checklist es una lista de tareas cotidianas pendientes, o de víveres que comprar en el supermercado, en la cual podemos marcar uno por uno los resueltos, y saber rápida y sencillamente cuáles faltan.
Las «listas de control», «listas de chequeo», «check-lists» u «hojas de verificación», son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática.
Para los equipos que necesitan gestionar más trabajo y escalar la colaboración. Ideal para los equipos de hasta 100 personas que tienen que supervisar varios proyectos y visualizar el trabajo de distintas maneras. Todo lo que tus equipos y administradores empresariales necesitan para gestionar los proyectos.
Trello ha hecho que sea increíblemente fácil para mí mantenerme organizado y al tanto de mis proyectos . La interfaz intuitiva de la plataforma hace que sea muy fácil crear tableros, agregar tareas y priorizar proyectos, y la capacidad de colaborar con otros en proyectos ha sido una gran ventaja.
Trello es amado por aquellos obsesionados con administrar su tiempo y sus proyectos, y es fácil ver por qué. Trello no solo es barato, asequible y extremadamente fácil de usar . Utilizando un enfoque muy visual para la gestión del tiempo y de los proyectos, puede mover las tarjetas para ver de un vistazo qué se debe hacer y cuándo.
TRELLO es un software de administración de proyectos con interfaz web que, por medio de tarjetas, listas y tableros permite organizar y priorizar actividades, tanto para perfiles personales como también para trabajos colaborativos.
Ideal para los equipos de hasta 100 personas que tienen que supervisar varios proyectos y visualizar el trabajo de distintas maneras. Todo lo que tus equipos y administradores empresariales necesitan para gestionar los proyectos.
Hasta 10 tableros por Workspace . Power-Ups ilimitados por tablero. Almacenamiento ilimitado (10 MB/archivo) 250 ejecuciones de comandos de Workspace por mes.
En pocas palabras, los Power-Ups son integraciones y funciones que pueden añadirse a la experiencia central con el tablero de Trello. Incorporan capacidades nuevas e increíbles a tus tableros al hacerlos más fáciles de usar, ofrecer más funciones y funcionalidad o mostrar más información sobre tu flujo de trabajo.
Deberías usar Asana si buscas administrar proyectos para más de dos personas, especialmente si estás administrando un equipo pequeño. Debe usar Trello si necesita una herramienta de gestión de proyectos visual y no necesita dividir las subtareas en un equipo muy a menudo.
Address: Suite 490 606 Hammes Ferry, Carterhaven, IL 62290
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Job: Forward IT Agent
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