Qué es un kardex, tipos y cómo hacerlo (2024)

Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex de inventario, pues permite la sistematización de cada uno de los movimientos de la mercancía, lo que posibilita optimizar el proceso de administración (en tiempo real) en coordinación con todos sus departamentos.

El principal beneficio de este recurso para tu negocio radica en que puedes controlar y ordenar de forma metódica cada movimiento. Sin embargo, tiene otros usos importantes, por lo que, a continuación, te explicaréen qué consiste este elemento, cuál es su estructura, cuáles son sus funciones y cómo puedes emplearlo paso a paso en tu empresa.

En este documento, se registran los cambios que atraviesan los bienes, materia prima o productos de una empresa. Por lo general, incluye información relevante sobre cada artículo como la cantidad inicial, las entradas y salidas y el saldo actual. Además, puede relatar detalles como fechas de adquisición, proveedores y cualquier otro dato pertinente para el controlar y gestionar de manera la mercancía de una organización, así como para el calcular los costos de inventario.

De manera más específica, este recurso se encarga de controlar las entradas de mercancía, las cuales pueden resultar de la compra a proveedores o de las devoluciones de consumidores. Asimismo, también sigue las salidas de mercancía por venta de productos y extravíos o robos, en algunos casos.

Diferencia entre kardex e inventario

En algunas ocasiones, los términos kardex e inventario se utilizan de forma indiscriminada como si se tratara de sinónimos. Aunque sí existe una estrecha relación entre ambos conceptos, estos son muy diferentes.

Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a una empresa, los cuales se emplean para diferentes fines: para aprovechamiento propio de los trabajadores; alquilar o rentar a terceros; fabricar productos y brindar servicioso vender (lo cual es fundamental para el cálculo de los días de inventario).

Por su parte, el kardex es el sistema de datos que se encarga de controlar cada elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos. Este formato fue creado por el Grupo Kardex, cuyofundador, James H. Rand, fuepionero al crear su sistema de tarjetas índice para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.

Para qué sirve el kardex

La función principal de un kardex de inventario es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa, ya que brinda información detallada de las entradas y salidas diarias. Esto facilita una gestión adecuada y posibilita el buen funcionamiento de una organización.

Con este sistema, los dirigentes de una compañía pueden hacer un control de inventario óptimo y obtener una visión panorámica objetiva y clara. Asimismo, las áreas de administración y contabilidad pueden manejar de una forma adecuada los recursos del negocio. Finalmente, los trabajadores organizan mejor cada movimiento de mercancía que se realiza.

Estructura del kardex de inventario

Para elaborar cualquier kardex, es esencial que registres una serie de datos específicos para hacer un correcto seguimiento de las entradas y salidas de los productos. En esta sección, te cuento cuáles son:

• Folio: se refiere al número que identifica el documento de determinado producto, el cual sirve para realizar una consulta de manera más fácil. Este se puede conformar por números y letras.
• Producto: es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo entre las demás mercancías del inventario.
• Referencia de producto: también conocido como SKU, es el número de referencia único de un producto, con la que se puede hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario.
• Fecha: indica el día, mes y año exacto cuando se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.
• Detalle: señala qué tipo de movimiento se realiza en el inventario, ya sea una compra de productos (entrada) ouna venta de productos (salida).
• Entrada: son los productos que se compran y, en menor medida, devoluciones de mercancía. Esta sección está conformada por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
• Salida: son los productos que se venden, en la mayoría de los casos, pero también los que se extravían o resultan defectuosos. También este apartado cuenta con tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
• Saldos: es el resultado que surge de cada movimiento en el inventario. Es decir, a la existencia total de productos se le suman las entradas y se le restan las salidas.

Aunque esos son los datos básicos que debe contemplar un kardex, también se pueden agregar más especificaciones según el tipo de artículo que comercializa una empresa:

• Varias organizaciones eligen añadir: al proveedor, la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén,destino, factura, cantidad máxima, cantidad mínima, entre otros.
• Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida específico, puede agregarse el número de lote, fecha de elaboración y de caducidad.
• Cuando se trata del inventario de un centro de distribución, suele agregarse el nombre del propietario de la mercancía.
• Para depósitos aduaneros, se deben especificar más detalles del producto, como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de adquisición de mercancías (DAM), documento único administrativo (DUA), entre otros datos.

Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales

Cada empresa elige el tipo de kardex que más le conviene y que se ajusta a sus productos. Para estos tres métodos, se conserva el formato base, pero cambia el orden en que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.

1. Sistema kardex con método promedio ponderado

Este tipo de documento ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos, ya que, para obtenerlo, se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho artículo. De estaforma, toda la mercancía tiene el mismo precio sin importar que su entrada al almacén y su coste de adquisición sean diferentes entre sí.

2. Sistema kardex con PEPS

Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tiendan a deteriorarse con el tiempo. Además, evita pérdidas de mercancía y conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una economía.

3. Sistema kardex con UEPS

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tienen fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Esto es una forma de generar más utilidades, sin embargo, su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias inconsistencias administrativas.

1. Creaun formato para tu kardex de inventario

Para hacer un kardex en Excel, puedes usar nuestra plantilla gratuita, la cual es muy fácil de usar porque tiene campos para que ingreses el nombre de los productos, así como su identificación. También para especificar información clave como: fecha, detalle, entrada o salida de acuerdo a los movimientos reales en tu inventario físico. Por último, podrás calcular los saldos gracias a sus fórmulas automáticas.

Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario, tomaré como ejemplo un inventario de chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El primer paso consiste en crear en una hoja de cálculo un formato que contenga las siguientes casillas: folio, producto, referencia SKU, ubicación, método.

Luego, columnas para fecha, detalle, entrada(dividida en cantidad, valor unitarioy valor total), salida(dividida en cantidad, valor unitarioy valor total) y saldos(dividida en cantidad, valor unitarioy total).

2. Llena losdatos correspondientes

Después, anotalos datos del apartado superior, tales como folio, producto, referencia SKU, ubicacióny método. Antes de comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida, es necesario que especifiques las existencias actuales de mercancía al indicar la fecha, en detalles, se pone «Inventario inicial», la cantidad aquí es 689, el valor unitarioes 8 USD. Para obtener elValor total, tendrás que multiplicar la cantidadpor el valor unitario. En este ejemplo, da 6952 USD. Luego, se copian las tres cantidades en la parte de saldos.

3. Registrala entrada de mercancía

El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario de 8 USD. Por eso, se colocó en la tabla como compra y los datos los ubicaron en la parte de entrada como se ve en la imagen. Para obtener el valor total, tendrás que multiplicar la cantidadpor el valor unitario. Para esta muestra, resulta 2688 USD.

4. Calcula el saldo de entrada

Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario, se requiere sacar los saldos. Para esto, se realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial (869) más la cantidad comprada (384). Esto da como resultado 1253. Luego se suma el valor total del inventarioinicial(6952 USD) más el valor total de la compra(2688 USD) de la que resulta 9640 USD.

5. Registra lasalida de mercancía

Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de 1000 chocolates de un valor total de 7869 USD. Para completar el pedido, se toman primero los 869 chocolates del inventario inicial con un valor unitariode 8 USD y 131 chocolates de la compra efectuada el 9 de julio con un valor unitariode 7 USD.

Esto se registra en el apartado de salidaen dos filas diferentes, como se ve en la imagen. Para obtener el valor totalen las dos filas, se multiplica cantidadpor el valor unitario.

6. Obténel saldo de salida

También es necesario actualizar este movimiento en la parte de saldos. Esto se realiza en dos pasos, uno para cada fila: en primer lugar, a la cantidad actual de chocolates (1253) se le restan los 869 tomados del inventario inicial. Luego, al total de saldos(9640 USD) se le resta el valor totalde los chocolates del inventario inicial (6952 USD), obteniendo 2688 USD.

En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla de cantidad(384) y se le restan los 131 chocolates de la segunda fila, lo que da como resultado 253. Después, a la última casilla deTotal(2688 USD) se le restan el valor total de los 131 chocolates (917 USD), lo que resulta en 1771 USD.

Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o compras se suman y las salidas o ventas se restan. De estaforma, se conoce la existencia actual de la mercancía de una empresa para su correcta administración, organización y abastecimiento. Por ello, es una herramienta elemental para cualquier negocio.

Publicado originalmente el 27 de diciembre de 2023, actualizado el 28 de diciembre de 2023