La digitalización suele implicar la transformación de información física a formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de documentación, ocupando demasiado espacio y costándoles consultar los documentos. Aunque el proceso de digitalización requiera tiempo y esfuerzo, puede suponer una ventaja competitiva. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
Índice
- ¿Qué la digitalización?
- ¿Cómo digitalizar un documento?
- Pasos a seguir
- ¿Qué (no) se puede digitalizar?
- ¿Por qué digitalizar?
¿Qué es la digitalización de documentos?
Este proceso consiste en transformar documentos en papel a un formato digital. La tecnología avanza rápidamente y las empresas ya se han percatado de la importancia de la digitalización de documentos, hasta el punto de que aquellas organizaciones que no se digitalizan pueden encontrarse con que operan de forma más lenta que su competencia. Son conscientes de las consecuencias que eso conlleva en el futuro de la compañía.
En la Guía de Gestión Documental 2024 podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.
Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá establecerse un objetivo final y reflexionar sobre por qué es importante digitalizar los documentos. Por ejemplo, se puede digitalizar para ahorrar espacio físico y para optimizar la búsqueda de documentos. Otro objetivo puede ser conseguir una oficina sin papel (paperless office). Si se decide digitalizar únicamente para ahorrar espacio, supondría una gran inversión de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina.
La digitalización de documentos para empresas es un proceso que pueda aportar mucha más trascendencia y eficiencia a la organización, al margen del aumento del espacio físico por la eliminación del papel o documento físico. Búsquedas ágiles, mejor acceso a la información o establecer flujos de trabajo eficientes pueden obtenerse a partir de la digitalización.
Estas ventajas, como un mejor acceso a la información proporcionarán un retorno a la inversión (ROI) desde el momento en el que se reduzca el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico. En el siguiente vídeo, Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD nos comenta cuál debería ser el principal objetivo de la digitalización y porque es importante digitalizar los documentos de una empresa:
Establecer el objetivo a perseguir es un punto vital en la senda de la transformación digital. No obstante, la importancia de la digitalización de documentos y el éxito que se espera de llevar a cabo este proceso implica que hay que tener en cuenta varios aspectos. Por ejemplo, para realizar un proceso de digitalización no sólo es necesario identificar los problemas y querer solucionarlos. Las empresas también deben pensar que se necesita una estructura definida, que seguramente implique una inversión de tiempo considerable para obtener los objetivos definidos.
Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.
La digitalización sólo implica doble trabajo si se hace mal. Es decir, si los documentos se convierten en digital, pero los usuarios no se adaptan y siguen realizando su trabajo en papel.
Para evitar duplicar el trabajo hay dos elementos fundamentales sobre como digitalizar un documento:
- Crear el proceso desde cero para que el documento que se cree ya esté en digital y ese procedimiento haya nacido con el documento.
- Involucrar, formar y mostrar a los empleados la importancia de la digitalización de documentos y las ventajas que ello conlleva para incentivarles a trabajar de esta forma.
Digitalizar documentos físicos resulta muy eficiente para las empresas que tienen que consultar y trabajar con la información que contienen dichos documentos. Al digitalizarlos, los empleados pueden localizar los documentos y su contenido de forma más rápida y trabajar sobre ellos.
Un ejemplo claro de eficiencia sería el de una empresa que tiene varias sedes repartidas por el país. Si un empleado de una sede necesita un documento de otra, le será más rápido buscar el documento digital dentro del software de gestión documental que llamar a la sede para que se lo envíen o, incluso, tener que ir físicamente por el documento. En este caso la digitalización de documentos para empresas proporciona a los empleados más autonomía de gestión, evitando implicar a otras personas de manera innecesaria o ineficiente.
Eliminar por completo el uso de papel no es fácil. Primero hay que estudiar cómo son los procesos empresariales en la actualidad, cuáles de ellos requieren el uso de papel y pensar en cómo se podrían digitalizar.
Una vez que se sabe la teoría, es el momento de ponerla en práctica. En primer lugar hay que digitalizar un proceso, para luego, y no menos importante, formar a los involucrados en el proceso para que lo asimilen y hagan de esa forma.
Por ejemplo, antes los médicos tomaban nota en papel y te entregaban un documento con los nombres de los medicamentos para que te los proporcionaran en la farmacia. Hoy en día, toman las notas en el ordenador (así, si otro médico te atiende, tiene acceso a tu historial) y las recetas para los medicamentos se introducen automáticamente en tu tarjeta sanitaria. ¡Así de fácil y sin usar papel!
Cuando una empresa realiza un proyecto de digitalización hace también un trabajo de introspección y limpieza. Los encargados de la digitalización ven qué documentación tienen, cuándo fueron creados y si tienen validez legal o son útiles en la actualidad. Los documentos que ya no son útiles ni válidos legalmente se pueden eliminar.
La digitalización también permite identificar y eliminar duplicados de datos e información que no aportan ningún beneficio a los procesos. Por tanto, digitalizar es una buena oportunidad para simplificar y unificar procesos en una empresa.
Es posible que una empresa necesite digitalizar ciertos documentos para los que es necesario comprobar si hay que cumplir alguna normativa de permanencia del mismo. Por ejemplo, en el caso de las facturas, la Agencia Tributaria Española (AEAT) exige que el proceso de digitalización se haga a través de un software hom*ologado por la propia AEAT.
La AEAT tomó está medida para asegurar que al digitalizar un archivo, este conservará el mismo valor legal que el original. Solo si se hace con una herramienta software hom*ologada que incluya la firma digital, será posible eliminar las facturas originales. Esta firma identifica al firmante y le confiere validez legal al documento.
Actualmente, ante el aumento de los procesos de digitalización de documentos para empresas, la gran mayoría de los proveedores o softwares de gestión documental del mercado cuentan con esta funcionalidad que confiere validez legal al documento digitalizado.
¿Existe el software de digitalización para empresas?
Cuando una empresa se plantea comenzar un proceso de digitalización suele tener varias opciones posibles encima de la mesa y una de ellas es adquirir un software de digitalización específico para esta funcionalidad. El software de gestión documental, además de contar con la función de digitalizar, también puede aportar otras opciones para la gestión de la información y documentación digitalizada.
Está la opción de implementar un gestor documental con el módulo integrado de digitalización o captura de datos (digitalizar con OCR). Existen dos tipos de gestores documentales: por un lado, los específicos para la digitalización; y por otro lado, los gestores documentales más generales que incluyen otra serie de funcionalidades más orientadas a la gestión de documentos. Algunas de estas funcionalidades pueden ser: control de versiones, búsqueda avanzada de documentos, flujos de trabajo, etc.
La funcionalidad OCR (reconocimiento óptico de carácteres) permite una digitalización y clasificación simultánea de la documentación e información, confiriendo metadatos a los documentos y permitiendo una búsqueda instantánea de la información deseada posteriormente. Las empresas que se plantean una digitalización de sus procesos tienen muy en cuenta la utilidad de esta funcionalidad tan demandada para la eliminación del papel o documento físico.
Los gestores documentales centrados en digitalizar información suelen proceder de empresas fabricantes de maquinaria de impresión o digitalización como Canon, Xerox o Kodak. Hay ocasiones en las que el software viene incluido al comprar la máquina y en otros casos se puede adquirir el software al tener la máquina con anterioridad.
Así, las diferentes opciones que se presentan para digitalizar la información son:
Esas son las opciones más comunes. Sin embargo, la tecnología avanza y cada vez hay más sistemas y métodos para ayudar a que una empresa empiece a digitalizar su información. El Premium digiBook Digitalización revela qué deben hacer las empresas antes, durante y tras un proceso de digitalización, así como qué herramientas y tecnologías existen para hacerlo fácilmente.
Dependiendo del tipo de documentos, su posterior uso y su volumen, se suele utilizar un equipo tecnológico u otro. Algunas de las tecnologías más comunes para la digitalización son: los escáneres, los sistemas OCR y los RPA. Dentro del Premium digiBook Digitalización se encuentran los diferentes tipos de tecnología que hay para digitalizar y cuándo se usa cada uno.
Puede ir de unos segundos a varios minutos. El tiempo depende del equipo que se use y el grado de digitalización que va a necesitar el documento. Por ejemplo, si simplemente es un escaneo, se puede escanear el folio fácilmente en menos de 5 segundos. En cambio, si el documento debe ser digitalizado, editable, con contenido consultable y metadatado. En este caso, el proceso de digitalización puede requerir varios minutos.
¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?
La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener una foto del documento y la digitalización lo convierte en un formato editable, reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su consulta en el futuro.
En el siguiente vídeo, Pilar Gil García, Directora del archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha nos explica la diferencia entre la digitalización y el escaneado:
¿Cómo se puede digitalizar un documento?
Al pensar en digitalizar, lo primero que se viene a la mente es que se necesita mucho tiempo para escanear a mano todos los documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma de hacerlo y, hoy en día, se realiza de una manera mucho más rápida y eficiente.
Lo primero que hay que hacer es pensar si se va a digitalizar internamente dentro de la propia empresa o si se va a subcontratar dicho servicio de digitalización. Esto dependerá de las necesidades de la empresa como la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
La microfilmación consiste en fotografiar documentos con cámaras analógicas. De esta forma, se obtiene el rollo de película de las fotografías del documento. Para visualizar el documento, se debe introducir el rollo en un lector o reproductor de microfilm que amplía las imágenes. No obstante, este método de conservación se ha quedado obsoleto y ya apenas se realiza hoy en día.
La digitalización ha desbancado a esta técnica de conservación de documentos. Esto se debe a que la digitalización es más rápida, permite consultar inmediatamente el documento y las empresas pueden aprovechar este proceso para acelerar sus procesos.
Para conocer más sobre cómo funciona la microfilmación y la digitalización acceda al siguiente vídeo de Youtube. En él, Miguel Stazzone, jefe del departamento de Microfilmación y digitalización de la Biblioteca Nacional Mariano Moreno (en Argentina) explica cómo se llevan a cabo estos procesos.
¿Cuáles son los pasos a seguir en un proceso de digitalización?
Los pasos varían dependiendo del software a utilizar y de los objetivos perseguidos por la empresa. No obstante, independientemente del sistema software escogido, los procesos de digitalización suelen seguir las siguientes etapas:
Reunir toda la documentación: es necesario analizar qué documentos se tienen para decidir cuáles hay que digitalizar y conservar o cuáles se pueden eliminar. La documentación de carácter legal (por ejemplo, contable y mercantil) debe conservarse varios años en su formato original. Si el documento fue generado en papel, aunque se pueda digitalizar, deberá mantenerse en formato físico. El único tipo de documento legal que se puede digitalizar y eliminar son las facturas, pero deben seguir un proceso especial hom*ologado por la AEAT, como se ha mencionado anteriormente.
Por otro lado, esta etapa también ayuda a las empresas a hacer una “limpieza” de duplicados o documentos inservibles. Por diversas razones, las empresas tienden a almacenar todo tipo de documentos, incluso aquellos que no van a necesitar consultar nunca más. De esta manera, la importancia de la digitalización de documentos se ve reflejada, entre otras ventajas, en la liberación de espacio físico y permite implantar un aprendizaje para no seguir guardando documentos de ese tipo en el futuro.
Atención: este paso también puede verse como un paso previo a la digitalización. En el siguiente vídeo, Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD nos cuenta cuáles son los pasos previos en un proceso de digitalización:
- Establecer cómo se va a estructurar la información : de nada sirve digitalizar si después la información es un caos. Por eso, es importante tener en cuenta cuál es el objetivo que quiere obtener la empresa con la digitalización. Dependiendo de los objetivos, la empresa podrá analizar mejor cómo plasmarla después en el sistema de gestión documental.
Transformación de la documentación: hay que escanear los documentos para pasarlos a formato digital. La capacidad del escáner condiciona la duración de este paso. Esta etapa de escaneo se puede realizar: internamente, si la cantidad de información no es muy elevada; o externalizándolo el proceso, mediante una empresa especializada si hay mucha información que digitalizar
Pero la digitalización de un documento no se termina cuando este se escanea. El proceso de escaneo proporciona una imagen, pero en muchos casos, las empresas quieren poder editar dicha información o, incluso, adjuntarla a otro documento en el que se está trabajando. Además, según el tipo de documento este se clasificará en un apartado u otro del software y se le otorgarán metadatos para facilitar la búsqueda del documento.
- Almacenamiento de la información: para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Algunos softwares de transformación de la documentación incluyen almacenamiento automático. Este almacenamiento automático consiste en un guardado de información digitalizada según criterios de la empresa, que permite clasificarla directamente tras el escaneo.
¿Qué se puede digitalizar y qué no?
Todo es susceptible de digitalización. Aparte del formato papel, también se pueden digitalizar las facturas, los albaranes, los pedidos, entre otros. Además, también es posible digitalizar otras fuentes de información, como: planos, fotografías, archivos multimedia (videos y/o música), etc.
Por ejemplo, hay sistemas para pasar el formato VHS de un vídeo a mp4 y también para transformar los vinilos en un formato digital. Sin embargo, no se puede eliminar el formato original de toda la documentación que se digitaliza. Algunos hay que conservarlos por ley un tiempo definido, otros porque son de valor cultural. Un ejemplo de este segundo caso podría ser un mapa de la edad medieval o una primera copia del Quijote.
Algunas organizaciones llevan operativas cientos de años, con la acumulación de información y documentos que eso conlleva. Han aprovechado los nuevos procesos de digitalización para crear un archivo digital con todos esos documentos. Este es el caso de una bodega jerezana con la cual TIC Portal estuvo en contacto. Decidieron digitalizar su archivo histórico con documentos del siglo XVII para tener una copia digital con la que hacer presentaciones para sus visitas guiadas. En este caso, también conservan los documentos originales (protegidos por cristales especiales) para causar una mayor impresión a sus visitantes. Esta combinación ha generado bastante expectación y ahora, las visitas, son una parte importante de sus beneficios económicos.
En España, las Administraciones Públicas tienen que cumplir con la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI). En esta norma se indica:
- Los requisitos para la digitalización del documento (formatos, nivel de resolución, garantía de imagen fiel e íntegra y metadatos asociados)
- Cómo digitalizar un documento (e incluye consideraciones complementarias)
- Los requisitos mínimos de conservación y disponibilidad de los documentos que se vayan a digitalizar
Otra normativa importante es el Real Decreto 1496/2003 para la facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Las empresas que quieran conservar sus facturas en digital deben seguir unos requisitos. Uno de estos requisitos es que la digitalización de la factura se realice con un software hom*ologado por la AEAT y que incluya una firma digital válida.
Motivos para empezar un proceso de digitalización
Existen una multitud de factores que pueden llevar plantearse un proceso de digitalización. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida y más accesible. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
¿Sabías que? Aproximadamente el 65% de las empresas buscaba implementar el sistema de gestión documental con la intención de aumentar su productividad y eficiencia. – datos procedentes del DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
También existen otros motivos que pueden llevar a realizar este proceso de digitalización, entre ellos:
- Seguridad: porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
- Acceso remoto desde dispositivos móviles: cada vez más empresas demandan que los empleados puedan consultar la información sin estar en la oficina. Por ejemplo, porque sea una empresa de ingeniería y tenga que ir a una obra físicamente. Si no puede acceder desde el móvil, la persona tendrá que llevar los documentos en papel. Allí en la obra pueden perderse, mancharse o, incluso, puede que se le olvide en la oficina. Mientras que si puede acceder a ellos desde el móvil, podrá encontrarlos y editarlos de manera casi inmediata
- Concienciación con el medio ambiente: muchas compañías están tomando medidas ecológicas para cuidar el medioambiente. Una de estas medidas es dejar de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y gestionar los documentos de forma digital. A las medidas ecológicas relacionadas con la tecnológica se les conoce como Green IT.
- Compartir la información: compartir un documento físico con compañeros o externos no es lo más ágil y rápido. Si el documento está digitalizado, se puede enviar rápidamente a externos (por ejemplo, clientes o freelancer) y a compañeros. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información. En la Guía de Gestión Documental encontrará una comparativa entre los mejores sistemas de gestión documental para divulgar información entre compañeros y clientes.
- Ahorrar en los costes: tener grandes almacenes de archivos físicos de información exige tener un orden. Este tipo de almacenamiento consume recursos de un encargado del archivo, muebles de almacenamiento, medidas para prevenir humedades e incendios, etc. Además, el tiempo que se ocupa en ir físicamente al archivo y buscar el documento es mucho superior al de consultarlo desde un ordenador. Por lo que al final, también se está desaprovechando el tiempo que se podría dedicar a estar haciendo otras tareas más fructíferas.
- Evitar el deterioro de los documentos: cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos para empresas.
Además, los sistemas de gestión documental permiten crear restricciones de acceso con las que los empleados sólo pueden acceder a la documentación a la que están autorizados.
Las ventajas de digitalizar información
- Permite una mayor colaboración: los documentos pueden ser compartidos fácilmente y de forma segura. Además, en muchos casos, los empleados no tienen ni que pedirle el documento a sus compañeros ya que éste se encuentra en un sistema central al que pueden acceder (si tienen los permisos).
- Evita el deterioro de los documentos: los documentos en papel sufren el riesgo de pudrirse por humedad si están en un almacén en malas condiciones, quemarse si ocurre un incendio o, incluso, simplemente deteriorarse por el polvo y la luz. Al tener los documentos en digital, la empresa se asegura que los almacena de forma segura y sin riesgo de que les ocurra cualquier incidente físico.
- Optimiza y acelera los procesos documentales de la empresa: los empleados pueden consultar los documentos con tan sólo un par de clics. No tienen que levantarse y buscar el documento que necesiten cada vez que quieran consultar uno. Esta rapidez permite que el empleado opere más rápido y sea más productivo.
Cuáles son las desventajas de digitalizar información
- Si el documento fue generado en papel, no siempre se puede eliminar. Por tanto, ese documento está duplicado.
- Si no se lleva a cabo una buena formación del proceso de digitalización, los empleados pueden volver a su forma de trabajar anterior y la inversión habrá sido en vano.
- Si no se utiliza la tecnología adecuada, la imagen puede ser de baja calidad y resultar inservible. Como digitalizar un documento es clave para evitar esta problemática.
