Contar con una buena estructura organizacional es uno de los factores más importantes para que tus colaboradores conozcan cuál es su papel en la empresa y puedan dar todo su potencial para lograr las metas planteadas.
En este artículo te presentaremos en qué consiste, qué tipos existen y cuáles son los beneficios de implementarla correctamente en tu empresa.
¿Qué es una estructura organizacional?
La estructura organizacional es el sistema mediante el cuál se ordenan y dirigen los diferentes componentes de una organización para alcanzar los objetivos propuestos. Este sistema puede incluir normas, funciones y responsabilidades.
Al alinear y relacionar las partes de una organización, la estructura organizacional permite que los grupos trabajen juntos dentro de sus funciones individuales y determina cómo fluye la información entre los niveles de la empresa para que esta pueda alcanzar su máximo rendimiento.
La estructura organizacional elegida influye en el éxito de una organización a la hora de llevar a cabo su estrategia y objetivos.
Importancia de la estructura organizacional
Establecer una estructura organizacional es un paso esencial en la conformación de toda empresa.
La estructura no sólo define la jerarquía de una empresa, sino que también permite diseñar la estructura salarial de sus empleados.
Al establecer la estructura organizacional, la empresa puede decidir los grados y rangos salariales de cada puesto y separar a los empleados y las funciones en diferentes departamentos, para que se puedan realizar sus diferentes operaciones a la vez sin problemas.
En la conformación de una estructura organizacional la empresa debe identificar los resultados que la nueva estructura o proceso debe producir, incluyendo:
Los trabajos esenciales, los requisitos de las funciones existentes, funciones nuevas o modificaciones necesarias, parámetros clave, responsabilidades, flujos de información críticos y la autoridad en la toma de decisiones por nivel de organización.
Quizá te interesa conocer también qué es un organigrama de una empresa.
5 beneficios de una estructura organizacional
A continuación te presentaremos 5 beneficios de definir la estructura organizacional de tu empresa de forma clara y compartirla entre todos los miembros del equipo:
1. Toma de decisiones más eficiente
Las estructuras organizacionales pueden diseñarse para promover el flujo de información, desde las operaciones de primera línea hasta los directivos responsables de la toma de decisiones empresariales.
El flujo de información resultante de una estructura organizacional puede utilizarse para promover una toma de decisiones más rápida y eficiente.
Cuando los distintos equipos de trabajo son capaces de comunicarse más eficazmente, la comunicación organizacional de la empresa también se verá afectada positivamente. Esto conducirá a una toma de decisiones más rápida y eficiente.
2. Operar múltiples ubicaciones de la empresa
Contar con una estructura definida ayuda a los propietarios de empresas a crear una cadena de gestión organizacional para garantizar que todas las ubicaciones de la empresa funcionen de acuerdo con los procedimientos estándar de la compañía.
Contar con una estructura organizacional ayuda a garantizar que todos los establecimientos de la empresa funcionen de forma similar y se rijan por los mismos procedimientos, sobre todo para aquellos que tienen dinámicas de trabajo remoto o work from anywhere.
3. Mejora de la eficiencia operativa
Las estructuras organizacionales ayudan a delimitar las tareas de los empleados y a las personas responsables de supervisar su correcta implementación.
Al dividir a la empresa en varios equipos o ramas, se garantiza que todas las tareas y responsabilidades específicas de esas divisiones se cumplan más fácilmente. Cuando un empleado sabe en qué debe trabajar, es capaz de actuar con rapidez y eficacia.
Las estructuras organizacionales también pueden crearse con cierta flexibilidad para añadir nuevos departamentos o empleados con el fin de no sobrecargar a un solo directivo de la empresa, así como para evitar los silos organizacionales.
4. Mayor rendimiento de los empleados
Cuando a un empleado se le delegan ciertas tareas y responsabilidades de forma clara, es capaz de rendir bien en su trabajo.
Una estructura organizacional proporciona a los colaboradores la orientación que necesitan para rendir al máximo cada día, y esta mejora en el rendimiento también puede conducir a un aumento de la moral y la satisfacción de los empleados.
5. Elimina la duplicación del trabajo
Cuando los empleados se dividen en equipos según sus habilidades y conocimientos, se elimina el riesgo de que se solapen las tareas.
Por ejemplo, si se asigna un proyecto a un equipo, los otros equipos saben que no es su responsabilidad asumirlo porque también tienen sus propias tareas definidas.
5 tipos de estructuras organizacionales
Existen diferentes tipos de estructuras organizacionales, como son:
1. Estructura organizacional funcional
La estructura funcional divide el trabajo y los empleados por especialización. Es una estructura jerárquica, normalmente integrada verticalmente que divide una empresa en función de la especialización de su plantilla.
En las estructuras funcionales, los empleados dependen directamente de los directivos de sus áreas funcionales, que a su vez dependen de un director de la organización. La dirección desde arriba debe coordinar centralmente los departamentos especializados.
2. Estructura divisional o multidivisional
Una estructura divisional suele dividir el trabajo y los empleados por la producción, aunque una estructura divisional podría estar dividida por otra variable como el mercado o la región.
Una empresa que utiliza este método estructura su equipo directivo en función de los productos, proyectos o filiales que gestiona. Este tipo de estructura es útil cuando la base de productos se amplía en cantidad o complejidad.
3. Estructura matriz
Una estructura matriz combina las estructuras funcional y divisional para crear una situación de doble mando.
Esta estructura divide a los empleados en diferentes divisiones o departamentos. En una estructura matriz, un empleado depende de dos directivos que son responsables conjuntamente del rendimiento del empleado.
Normalmente, uno de los directivos trabaja en una función administrativa, como las finanzas, los recursos humanos, la tecnología de la información, las ventas o el marketing, y el otro trabaja en una unidad de negocio relacionada con un producto, un servicio, un cliente o una zona geográfica.
4. Estructura organizacional plana u horizontal
La estructura organizacional plana hace que la jerarquía y la cadena de mando sea más horizontal y da mucha autonomía a los empleados.
Las empresas que utilizan este tipo de estructura tienen una gran velocidad de implantación pues eliminan las típicas barreras internas y externas de las cajas organizacionales, y todas las unidades están conectadas de forma eficaz y flexible.
Los equipos sustituyen a los departamentos, y la organización y los proveedores colaboran tan estrechamente como partes de una misma empresa.
Todo el mundo, incluida la alta dirección, los directivos y los empleados, participan en el proceso de toma de decisiones. También es común el uso de evaluaciones de rendimiento, sobre todo con retroalimentación 360 grados.
5. Estructura organizacional modular
Las estructuras modulares se diferencian de las organizaciones planas en que los componentes de un producto se subcontratan.
Las estructuras modulares pueden mantener una parte central del producto en la empresa y subcontratar las partes no centrales del mismo.
Las redes se añaden o se quitan a medida que cambian las necesidades. Para que una estructura modular sea una opción, el producto debe poder dividirse en trozos.
Los proveedores, por un lado, y los clientes, por otro, pasan a formar parte de la organización; ésta comparte información e innovaciones con todos.
La personalización de los productos y servicios es el resultado de la flexibilidad, la creatividad, el trabajo en equipo y la capacidad de respuesta. Las decisiones empresariales se toman a nivel corporativo, de división, de proyecto y de miembro individual del equipo.
Estructura organizacional en el servicio de atención al cliente
Una estructura organizacional del servicio al cliente permite a los profesionales ofrecer la mejor atención al cliente posible, cumpliendo los objetivos empresariales y satisfaciendo a los consumidores.
Esta estructura consiste en la jerarquía y las funciones que una empresa establece dentro de su departamento de atención al cliente.
Las estructuras organizacionales del servicio de atención al cliente ayudan a los profesionales a comprender las expectativas de sus funciones y a saber a qué gerentes y jefes de equipo deben dirigirse con sus preocupaciones.
Al ayudar a definir mejor la jerarquía de un departamento y asignar funciones específicas a los profesionales, las estructuras organizacionales de atención al cliente también ayudan a crear equipos más fuertes y funcionales.
Conclusión
Como puedes ver, tener claramente definida la estructura organizacional de tu empresa es un factor clave no solo para mejorar a nivel interno, sino también para garantizar la satisfacción del cliente.
Herramientas como QuestionPro CX, te permiten gestionar la experiencia del cliente que te permite vincular a todos los miembros involucrados con la atención al cliente para poder responder a todos los comentarios, quejas, sugerencias de forma efectiva y en tiempo real. De la misma manera, con plataformas como QuestionPro Workforce te permiten gestionar la experiencia del empleado y obtener retroalimentación de toda tu organización.
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