Innovadores Públicos (2024)

Levantamiento de Problemáticas

¿De qué se trata esta herramienta?

Consiste en levantar problemáticas que involucran a más de un actor, pero que no han sido mapeadas en conjunto ni en profundidad. La herramienta que te proponemos para levantar estas problemáticas, permite que todos puedan plantear sus opiniones en un espacio horizontal y que el grupo completo escuche las problemáticas que todos levantan. De esta misma forma la agrupación y priorización de los principales problemas es realizada en conjunto en un proceso autogestionado por el mismo grupo.

Para ello, se plantea una pregunta orientadora, que te recomendamos sea lo más simple posible, como: ¿cuáles son las principales problemáticas en nuestra institución/ nuestra región/ nuestro sector?, la cual es respondida individualmente, leída en voz alta a todos, y pegada en una pared para su posterior agrupación y selección.

Es importante que para aplicar esta actividad, se motive a los participantes a conectarse con lo que va un poco más allá de sus trabajos diarios, de manera de tener la doble visión: respecto de sus quehaceres, y respecto de lo que les ocurre a los usuarios y/o ciudadanos.

¿Cómo y cuándo utilizarla?

1. Te recomendamos que el formato del espacio físico sea un semi círculo, de manera que todos puedan mirarse con todos, puedes tener proyectada o pegada la pregunta adelante a la vista de todos y una mesa al medio con papeles blancos y plumones.

2. Para comenzar, plantea el objetivo de la actividad, e invita a todos quienes lo deseen a pararse, ir al centro del espacio, tomar una hoja y un lápiz y escribir una respuesta a la pregunta. Enseguida pídele a esa persona que lea su respuesta ante todos, promoviendo que todos escuchen al compañero y que luego pegue su papel con un masking tape en la pared bajo la pregunta.
Es importante que la problemática sea mencionada muy brevemente sin profundizar en ella, para dar el tiempo de hablar a todos.

4. Cuando todos quienes lo hayan deseado, hayan puesto sus respuestas, pregunta si no se les queda nada fuera y deja un momento para que los participantes puedan pensar. Recalca que esta es la instancia para levantar los problemas, de modo que aprovechen este momento para plantear cualquier punto que estén pensando.

5. Una vez que estén todas las problemáticas pegadas, invita a todos los participantes a acercarse para comenzar a agrupar los temas, pudiendo fusionarlas o unirlas por similitud. Debes tener predefinido el número máximo de grupos que esperas que surja dependiendo del total de mesas disponibles en la sala. Para ello, asigna un post it por cada grupo de problemas (con las letras A, B, C, D, etc).

6. De forma paralela mientras los participantes están realizando las agrupaciones, los facilitadores de la actividad deberán montar las mesas en la sala y posicionar en cada mesa un papel con las letras A, B, C, D, etc.

7. Una vez ya estén todos los grupos, asocia la letra de cada grupo con la mesa, lee todos los grupos de problemas e invita a que cada persona se siente en el grupo de problemas con el que más se siente conectado.
En el caso de que un grupo de problemas tenga demasiadas personas interesadas, separa el grupo en dos de manera que no hayan más de 7 personas por grupo.
En el caso de que un tema no tenga personas interesadas, no te preocupes, seguramente habrá otro momento para abordar estos problemas.

8. Finalmente, en cada una de las mesas, se conversará sobre estas problemáticas y se tomará la decisión de cuál será el problema específico a abordar. Es importante que no traten de buscar un problema general que aborde todo, porque podrían perder problemas particulares importantes de trabajar. La idea es seleccionar dentro de esos temas cuál es el que les convoca abordar y que lo escriban en limpio en un nuevo papel.