Nueva ISO 9001 versión 2015
Siguiendo con el enfoque basado en procesos que nos propone el borrador de la Nueva ISO 9001:2015 en este artículo trataremos la descripción de los procesos.
En el artículo anterior vimos que el mapa de procesos permite identificar los procesos y su estructura, así como las interrelaciones entre ellos. Pero, el mapa no deja ver como son estos procesos por dentro y como se da la transformación de las entradas en salidas.
La descripción de procesos sirve para determinar criterios y métodos que garanticen que las actividades se desarrollan de un modo eficaz, así como su control. Por esto la descripción de procesos se debe centrar en las actividades, sus características más relevantes y la gestión del proceso.
En la descripción de procesos se distinguen dos partes a detallar: el diagrama de proceso y la ficha de proceso.
Diagrama de proceso.
El diagrama de proceso es la herramienta con la que se describen las actividades de un proceso, mediante la representación gráfica.
Usando estos diagramas, en la implantación de la Nueva ISO 9001-2015, será más fácil la interpretación de las actividades en su conjunto, incluyendo entradas, salidas y límites.
Un elemento muy importante a incluir en estos diagramas es la vinculación de las actividades con los responsables de su ejecución y, así se reflejará más fácilmente la relación entre los distintos actores que intervienen en el proceso.
Para su elaboración se suele emplear una simbología de referencia, común a todos los usuarios.
La elaboración de este tipo de diagramas es algo trabajoso pero ayuda al entendimiento de la secuencia de actividades y su interrelación y a entender cómo aportan valor y contribuyen a los resultados.
Ficha de proceso.
La Ficha de Proceso es un documento donde se recogen las características más relevantes para el control de las actividades recogidas en el diagrama.
Es la propia organización la que debe decidir qué información incluir en la ficha de proceso, siempre y cuando permita la gestión del mismo.
Ejemplo de información para una ficha de proceso:
- Misión
- Propietario del proceso
- Límites del proceso
- Alcance del proceso
- Indicadores del proceso
- Variables de control
- Inspecciones
- Documentos y/o registros
- Recursos
Destacamos la importancia de la misión, ésta se refiere al propósito y condiciona el tipo de resultados a alcanzar en el proceso.
Las inspecciones se establecen con el objetivo de comprobar el cumplimiento de los requisitos, generalmente de las salidas.
Los resultados se podrán medir mediante indicadores que se deberán determinar y formular de forma que permitan añadir información sobre cómo el proceso se orienta al cumplimiento de su misión.
La responsabilidad de que un proceso cumpla su misión es del propietario del proceso, por ello éste lidera el proceso, actuando sobre las variables de control que permitan llevar el proceso hacia la misión.
Las variables de control de las que hablamos se entienden como grados de libertad del proceso que influye en los indicadores.
Aunque esta es la información más relevante a incluir en una ficha de proceso, durante la implantación de la Nueva ISO 9001:2015, la propia organización decidirá qué información añadir o modificar.
La Plataforma Tecnológica ISOTools le permite diseñar tanto mapas de procesos como diagramas y fichas, facilitando el trabajo a las organizaciones que lo necesiten para implantar la Nueva ISO 9001-2015 en un futuro.
