Adherir a la transformación digital puede parecer un sueño casi imposible para muchos empresarios, pero acciones como la digitalización de documentos corporativos pueden ser el primer paso hacia la digitalización de toda la empresa.
No importa la cantidad de documentos generados por la empresa: para cada necesidad existe una solución capaz de transformar la información originalmente colocada en papel, microfilm y microficha en archivos digitales.
El paso a paso para la digitalización
1 – Defina el aliado en el proceso de digitalización de documentos corporativos
El primer paso es seleccionar cuál será el aliado tecnológico que va a acompañar y contribuir para el éxito de todo el proceso, ofreciendo toda la experticia necesaria desde la definición del foco del proyecto hasta la oferta de soluciones para custodia, administración y destruición segura de documentos.
2 – Definición de documentos
Acto seguido, es el momento de definir qué documentos se van a digitalizar y su indexación, formando archivos con datos que son complementarios, como los documentos que forman parte de la ficha de cada empleado. Estos documentos pueden estar distribuidos por diversos departamentos de la empresa y, por eso, este proceso de integración de la información debe involucrar a varios sectores.
3 – Preparación de los documentos
En esta fase los documentos “se limpian” y se preparan para la digitalización, con la extracción retiro de clips, ganchos y cualquier otro elemento que interfiera en el acceso del documento al escáner.
4 – Digitalización
El documento en papel se coloca en el escáner y se transforma en un archivo digital.
5 – Control de calidad
Por muestras, los archivos se van evaluando – legibilidad de los datos y resolución de las imágenes. En caso necesario, se realizan ajustes en el contraste y nitidez, garantizando las especificaciones técnicas determinadas para el proyecto.
6 – Indexación
El documento digitalizado es indexado y gana una identidad, lo que permite su rastreabilidad y rápido acceso.
7 – Puesta a disposición
Los archivos digitales quedan a disposición para los usuarios, según políticas de seguridad, con la distribución de claves y niveles de autorización.
8 – Elimine documentos ya digitalizados
Cada departamento debe controlar el tiempo de custodia obligatorio de cada documento en papel e identificar cuándo cada uno se puede destruir. El uso de una Tabla de Temporalidad Documental sirve para identificar separadamente cada uno de los documentos de cada archivo y resaltar información sobre su ciclo de vida, tiempo de custodia, frecuencia de uso hasta su destino final, organizando toda la información de una forma práctica y fácil para ser visualizada, en un único documento.
Beneficios de digitalizar el negocio
La digitalización de documentos corporativos aporta diversos beneficios para el funcionamiento y la competitividad de la empresa, generando:
- Reducción de gastos en material de oficina
- Eliminación de tareas manuales
- Seguridad de la información
- Centralización e integración de datos
- Facilidad de acceso, con búsquedas rápidas y remotas de documentos
- Rastreo de las versiones
- Compartido de información
- Mejores prácticas de gobernanza y de conformidad
En un primer momento, el proceso dedigitalización de documentos corporativospuede llegar a parecer complicado. Pero, con el aliado adecuado, cómo Access, es posible planificar todas las etapas de acuerdo a sus necesidades.
