▷ ¿Qué es digitalizar documentos? ¿Cómo hacerlo? | Grupo Atico34 (2024)

A medida que la empresa crece, el volumen de documentos en papel aumenta exponencialmente y ese papeleo almacenado desperdicia espacio y es difícil de administrar. Una solución es digitalizar esos documentos. Puedes utilizar técnicas de conversión digital para convertir todos los documentos impresos de tu empresa en versiones electrónicas que se almacenan en tu propio servidor o en la nube. Esto te permite administrar documentos de manera más eficiente, sin perder documentos críticos, evitando así dañar la credibilidad de tu negocio. Aquí te contamos para qué sirve la digitalización de documentos, cómo digitalizar un documento, los documentos que pueden digitalizarse y las ventajas de la digitalización.

La digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso de cambio de formato analógico a digital. Este proceso crea datos digitalizados sin cambios de diferente tipo en el proceso en sí, que luego se pueden utilizar para fines comerciales.

En el formato digital, la información se organiza en unidades discretas de datos (denominadas bits ) que pueden direccionarse por separado (normalmente en grupos de varios bits denominados bytes ). Estos son los datos binarios que pueden procesar las computadoras y muchos dispositivos con capacidad informática (como cámaras digitales y audífonos digitales ).

El texto y las imágenes se pueden digitalizar de manera similar: un escáner captura una imagen (que puede ser una imagen de texto) y la convierte en un archivo de imagen, como un mapa de bits. Un programa de reconocimiento óptico de caracteres analiza una imagen de texto en busca de áreas claras y oscuras con el fin de identificar cada letra alfabética o dígito numérico, y convierte cada carácter en un código ASCII.

La digitalización de audio y video utiliza uno de los muchos procesos de conversión de analógico a digital en el que una señal continuamente variable ( analógica ) se cambia, sin alterar su contenido esencial, en una señal multinivel (digital). El proceso de muestreo mide la amplitud (intensidad de la señal) de una forma de onda analógica en marcadores de tiempo espaciados uniformemente y representa las muestras como valores numéricos para la entrada como datos digitales.

¿Para qué sirve?

La digitalización de la información facilita su conservación, acceso y uso compartido. Por ejemplo, un documento histórico original solo puede ser accesible para las personas que visitan su ubicación física, pero si el contenido del documento está digitalizado, puede estar disponible para personas de todo el mundo. Existe una tendencia creciente hacia la digitalización de datos de importancia histórica y cultural.

La cantidad de documentación que debes tener a mano para mantener un buen sistema de mantenimiento de registros puede ser abrumadora. Para las empresas más grandes, el mantenimiento de registros a menudo implica instalaciones de almacenamiento externas dedicadas a la gestión de documentos. Para las empresas más pequeñas, los registros en papel pueden abrumar rápidamente a las oficinas pequeñas. Por el contrario, cambiar de papel a un sistema de documentos digitales ahorra dinero y espacio de almacenamiento inmediatamente.

La digitalización de tu almacenamiento de documentos reduce inmediatamente los costes en todos los ámbitos. También facilita la búsqueda de documentos y estos pueden ser accesibles desde cualquier lugar por las personas autorizadas para ello.

Diferencia entre digitalizar y escanear

El escaneo y la digitalización de documentos a menudo se consideran lo mismo, pero contrariamente a la creencia popular, en realidad son dos procesos separados para convertir un documento en papel en una copia digital.

Hay una serie de diferencias, pero lo que realmente las distingue es su facilidad de uso: aunque ambos crean documentos digitales, solo la digitalización puede crear versiones editables.

El escaneo de documentos también se conoce como “imágenes de documentos”, y tal como suena, cuando se escanea un documento, se toma una imagen del documento y se convierte en un archivo digital.

Digitalizar documentos escaneados se basa en la conversión del escaneo mediante la implementación de herramientas adicionales durante el proceso para hacer que los nuevos archivos digitales sean manipulables en lugar de ser solo imágenes estáticas.

¿Cómo digitalizar un documento?

A la hora de digitalizar un documento, estos son los pasos que debes seguir:

• Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
• Clasifica los documentos en categorías
• Nombra tus archivos de manera consistente
• Elige tu almacenamiento
• Guarda el papel

La digitalizalización de documentos puede ser a formato word o a pdf. Vamos a ver cada uno de ellos.

En PDF

Puedes digitalizar documentos y convertirlos en PDF usando Adobe Acrobat. Los pasos son los siguientes:

• Carga el papel o los papeles que deseas convertir en tu escáner.
• Abre Adobe Acrobat
• Haz clic en Archivo > Crear PDF > Desde escáner
• En el submenú que se abre, selecciona el tipo de documento que te gustaría crear; en este caso, elige PDF
• Acrobat activa su escáner para comenzar el escaneo.
• Una vez que Acrobat haya escaneado y leído tus documentos, haz clic en Guardar.
• Nombra el archivo o archivos PDF.
• Haz clic en Guardar

En Word

Si tienes una copia impresa de un documento y te gustaría poder editarlo, puedes hacerlo usando Word. Primero, escanea la copia y luego usa Microsoft OneNote para convertirlo en un documento editable y enviarlo a Microsoft Word. Microsoft OneNote es un software de planificación y toma de notas que forma parte del paquete Microsoft Office. Tiene la capacidad de realizar OCR en una amplia gama de documentos, incluido PDF OCR.

Siempre que hayas escaneado el documento correctamente, Microsoft OneNote capturará las imágenes y el texto del documento y los enviará a Word, donde podrás editarlos fácilmente. Todo esto es un proceso sencillo que puedes realizar en unos minutos.

• Inicia Microsoft OneNote
• Abrir la ventana “Insertar imagen”
• Insertar la imagen
• Extraer texto de la imagen
• Abrir nuevo documento de Word
• Importar texto a documento
• Editar documento nuevo

¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?

Realmente no hay límite para los tipos de documentos que puedes digitalizar. Si estás comenzando desde cero para convertir todos tus documentos en papel a versiones electrónicas, es mejor priorizar los siguientes tipos de documentos:

Textos

Todos los documentos de texto, como informes, presupuestos, etc., que tengas en la empresa puedes pasarlos a formato digital.

Facturas

La digitalización de las facturas permite que la información soporte procesos automatizados. La digitalización de una factura desbloquea la información dentro de la factura. Esta información se puede utilizar de muchas formas diferentes para respaldar cuentas por pagar, cuentas por cobrar y muchos usos de informes diferentes.

Pedidos

Los pedidos son esenciales para cualquier negocio porque cualquier uso indebido puede provocar retrasos operativos que podrían costar mucho dinero a la empresa. Con los pedidos digitales, evitarás problemas como la pérdida, daño o mal archivado del pedido. ¿No sería mucho más fácil para ti y tu equipo?

Contratos

Un recurso importante que deben proteger las empresas son sus contratos. Los contratos son documentos legalmente vinculantes que protegen tus activos y garantizan que se cumpla todo lo acordado con tus proveedores y clientes. Ya es un hecho que la tecnología hace que todo sea mejor. Un software de gestión del ciclo de vida de los contratos , por ejemplo, es una forma mucho más eficiente y rápida de gestionar los contratos. El primer paso para esto es digitalizar todos los contratos de tu empresa.

Seguros

La mayoría de las aseguradoras han reconocido desde hace mucho tiempo el cambio necesario hacia un futuro digital: contratar nuevas pólizas y administrar las existentes, comparar ofertas dentales, enviar facturas y reportar un accidente automovilístico; todo esto ahora se puede hacer en línea. Hay dos razones para esto: costes y clientes.

Planos y diseños

Los planos y diseños son muy importantes para tu empresa de diseño o arquitectura. Digitalizarlos es una buena opción para tenerlos almacenados de forma segura y evitar que se pierdan, con los correspondientes perjuicios que ello causaría a la empresa.

Mapas y diagramas

Para digitalizar un mapa, puedes utilizar una tableta de digitalización (también denominada digitalizador) conectada a tu equipo para realizar un seguimiento de red de las entidades de tu interés. Las coordenadas x, y de estas entidades se registran y almacenan de forma automática como datos espaciales.

La digitalización con una tableta de digitalización ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales, además de la mano alzada de digitalización en pantalla. Puede convertir entidades de casi cualquier mapa en papel en entidades digitales. Puedes utilizar un digitalizador junto con las herramientas de edición en ArcMap para crear nuevas entidades o editar entidades existentes en un mapa digital.

Formas de digitalizar documentos

Echemos un vistazo a algunas de las mejores formas de digitalizar documentos escritos.

Dispositivos Multifunción

Un dispositivo multifuncional (MFD) produce documentos digitalizados de buena calidad, pero requiere cierto esfuerzo de tu parte. Si ya tienes un dispositivo de este tipo, debes contar con un escáner integrado con el que puedas digitalizar documentos en papel. Con ellos podrás escanear un documento en una impresora.

Por lo general, este enfoque solo debe utilizarse si tienes un MFD en el que el papel se alimenta automáticamente. Esto ahorra una cantidad considerable de tiempo.

Escáneres de escritorio

Esta es otra forma simple, pero tediosa, de digitalizar un documento en papel. Hay muchas variedades de escáneres de papel de escritorio disponibles, por lo que querrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas cosas a tener en cuenta son los tamaños de papel que el escáner puede manejar, la velocidad, si puede escanear tanto en color como en blanco y negro, opciones de resolución y capacidades de software.

Aplicaciones

Si tienes una cantidad muy pequeña de documentos en papel, una opción es simplemente escanearlos dentro de una aplicación de escaneo en tu teléfono inteligente o tableta. Por ejemplo, la aplicación Google Drive cuenta con un software OCR que te permite escanear documentos y guardarlos en la unidad. Camscanner y Scanbot son otras opciones populares.

Una vez más, utiliza este enfoque solo si deseas digitalizar documentos en papel limitados.

Servicios de imágenes de documentos

La opción de referencia para escanear documentos en el ordenador. Envía tus archivos a una empresa que ofrezca servicios profesionales de imágenes de documentos. Pueden digitalizar e indexar todos tus documentos mediante procesos de flujo de trabajo y equipos especializados que garantizan que los documentos se digitalicen con precisión, eficiencia y la más alta calidad.

Los proveedores de servicios de imágenes de documentos pueden manejar todo tu proyecto, desde la preparación, el escaneo, la indexación, el formateo, la carga a su EDMS, hasta la destrucción de documentos. Esta opción suele ser la mejor manera de digitalizar documentos en papel para aprovechar al máximo los archivos digitales. La subcontratación también es generalmente mucho menos costosa, más rápida, menos tediosa y más precisa que manejarla tu mismo.

Ventajas de digitalizar la información

Estos son los cinco beneficios principales de digitalizar documentos online con software y sistemas de automatización de documentos.

1. Acceso

Acceder a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar, se puede lograr con el software de automatización de documentos. Ya sea que estés de viaje usando tu dispositivo móvil o en casa trabajando sin conexión, recuperar los documentos digitales que necesitas para hacer el trabajo donde quiera que estés es posible con los sistemas de automatización de documentos.

2. Colaboración

Trabajar con equipos en diferentes ubicaciones, ya sea que estén en la misma oficina que tu o en una zona horaria diferente, es posible con los sistemas y software de automatización de documentos. Con la automatización de documentos, se elimina la colaboración manual de documentos y la colaboración física de los equipos se puede eliminar si se desea. Las mejoras en la eficiencia de cómo las personas se comunican electrónicamente y trabajan juntas debido a los documentos electrónicos, a su vez, mejoran la productividad organizacional.

3. Reducir

Con los sistemas correctos de automatización de documentos implementados, las empresas pueden beneficiarse de las oportunidades de retorno de la inversión que no son posibles con el procesamiento y manejo manual de documentos. La cantidad de tiempo, dinero y papel utilizados en la gestión de documentos impresos se reduce a medida que se implantan y utilizan con precisión sistemas automatizados. Como resultado de los sistemas de automatización de documentos, las empresas se beneficiarán de un menor rastro de papel, lo que reducirá los costes de impresión en toda la empresa.

4. Recuperación

La recuperación de documentos impresos puede llevar mucho tiempo, ya que puede llevar minutos, horas o incluso días localizar los documentos relevantes que necesitas para hacer tu trabajo. La automatización de documentos te permite recuperar todos tus documentos al instante y en un sistema seguro.

5. Tienda

Tener una ubicación centralizada para almacenar documentos electrónicos reduce la necesidad de archivadores físicos dentro de la oficina. Los documentos se almacenan y protegen de forma segura dentro del software de automatización de documentos, lo que te permite controlar el acceso al contenido según el perfil del usuario. El acceso a documentos confidenciales se puede restringir a un número limitado de usuarios, independientemente del número total de usuarios que trabajen activamente dentro del sistema, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los documentos que necesitan.

Otros aspectos a tener en cuenta

Además de la digitalización de documentos, debemos tener en cuenta otros aspectos para mejorar la seguridad y eficiencia de la empresa.

Destrucción segura de documentos en papel

Si aún no lo has hecho, tu organización debe definir un procedimiento de gestión de registros que incluya:

• Políticas de retención: ¿durante cuánto tiempo debe conservar cada tipo de registro?
• Políticas de destrucción: ¿cómo destruimos estos registros para mantener la seguridad de la información que incluyen?

Cuando se trata de la retención de registros, cada tipo de registro tiene una vida útil. Esta vida útil a veces está dictada por regulaciones. En otros casos, estas políticas de retención se rigen por las mejores prácticas de la industria. Una vez que ha expirado esa vida útil, esos registros deben destruirse correctamente.

Para destruir los documentos, no basta con tirarlos a la basura ya que cualquiera podría buscar y acceder a esos documentos. En ellos tendría casi todo lo necesario para robar la identidad de alguien: fechas de nacimiento, información bancaria, datos financieros, etc.

Lo mejor es triturar esos documentos regularmente para evitar los riesgos de errores humanos o de juicio deficiente acerca de lo que debe triturarse. Desalienta cualquier acumulación de desperdicio de papel confidencial que se almacene en diferentes partes de tu oficina, creando un riesgo de seguridad.

Copias de seguridad

La realización de copias de seguridad de la información y documentos de la empresa es muy importante por las siguientes razones:

• Prevención de pérdida de datos: Todos hemos oído hablar o hemos experimentado una trágica pérdida de datos. La razón principal para la copia de seguridad de datos es guardar archivos importantes si se produce un fallo del sistema o del disco duro.
• Plan de operación B: Deberías haber copias de seguridad de datos adicionales si las copias de seguridad originales dan como resultado daños en los datos o fallos en el disco duro. Esta opción se realiza mejor a través de la nube o del almacenamiento externo. Se necesitan copias de seguridad adicionales si ocurren desastres naturales o provocados por el hombre.
• Relación con el cliente: La información guardada mejora la gestión de la relación con el cliente, lo que conduce a un mayor marketing y ventas. Además, la información guardada del cliente genera confianza y valor para una empresa.
• Relaciones con los inversores: la copia de seguridad de los datos reduce el tedioso tiempo de compilar informes anuales para los accionistas. La información guardada simboliza la debida diligencia y la organización de una empresa. Sin respaldo de datos, los accionistas no pueden tomar decisiones informadas ni determinar el valor de una empresa.
• Archivado: La información respaldada agiliza el desarrollo de archivos.
• Ganancia competitiva: Los datos de la empresa guardados pueden ser una ventaja competitiva porque hay muchas empresas que no pueden realizar copias de seguridad de información importante.
• Productividad mejorada: Con los archivos respaldados existentes, las empresas mejoran la productividad al reducir el tiempo perdido.
• Tranquilidad: Las copias de seguridad de datos periódicas te brindan tranquilidad. En caso de que ocurra un delito cibernético, fallos del sistema o desastres, hay una copia de seguridad lista para reiniciar el archivo de la empresa.

El trabajo del gestor documental

El gestor documental es responsable del control, la seguridad, la accesibilidad y la puntualidad de los documentos de la organización que pueden ser utilizados o útiles para más de un empleado, como políticas, procedimientos, pautas, formularios, plantillas y materiales de capacitación.

Uno de los roles del gestor documental es desarrollar un plan sobre cómo estructurar el sistema de documentos de una organización. Crea un plan de administración de documentos general si no hay ninguno en su lugar o actualiza el plan actual para adaptarse a las necesidades y cambios de la empresa. Determina los tipos de documentos creados o utilizados por la organización y qué plantilla funciona mejor para cada tipo de documento.

También se asegura de que los documentos legalmente requeridos para la estructura de la empresa, los propósitos del IRS u otras razones se mantengan a mano y estén disponibles según sea necesario. Desarrolla políticas y procedimientos para promover la digitalización en tu empresa.