- Excel no es tan complicado como podría pensar.
- Hay un montón de consejos y herramientas útiles que puedes utilizar, tanto si eres nuevo en la plataforma como si eres un experto.
- Aquí hay seis cosas que absolutamente debes saber hacer en Excel.
Cuando se trata de Excel, no hay término medio. Hay personas a las que les encanta la herramienta y podrían presumir de ella todo el día. Y luego están aquellos que tienen cierto odio hacia la herramienta y que prefieren quedarse encerrados en una cabina telefónica llena de mosquitos en lugar de pasar el día creando columnas en Excel.
Yo estaba en este último grupo. Abría mi hoja de cálculo de Excel con la mejor de las intenciones, pero después de 20 minutos de intentar crear un cálculo en una celda, generalmente tiraba la toalla, alegando que Excel simplemente no era adecuado para mí.
Y luego me casé con un verdadero mago de Excel, alguien que literalmente puede pasar el día en una hoja de cálculo creando macros complicadas y los cálculos más asombrosos que jamás haya visto. Hizo la misión de convertirme en su tribu de fanáticos de Excel (honestamente, me sorprende que no lo mencionara en sus votos matrimoniales).
He aprendido a dejar de lado mi odio y a reconocer que Excel puede ser útil para examinar información y encontrar exactamente lo que necesita, suponiendo que sepa cómo usarlo correctamente.
Es esta última parte la que en general da miedo. Pero, afortunadamente, Excel no es tan complicado como podría pensar.
Hay un montón de consejos y herramientas útiles que puedes utilizar, tanto si eres nuevo en la plataforma como si eres un experto. Aquí hay seis cosas que absolutamente debes saber hacer en Excel (y créeme, me lo vas a agradecer).
1. Ordenar datos
Por lo general, las hojas de cálculo son útiles si deseas clasificar una gran cantidad de información; por ejemplo, toma una lista de contactos de 800 personas a las que te gustaría invitar a un almuerzo de empresa.
Ahora digamos que quieres ordenar a estas personas. Es posible que desees enumerarlos alfabéticamente por su apellido. O agrúparlos por ciudad.
Excel te permite revisar estos datos y clasificarlos en una hoja clara y fácil de leer.
He aquí cómo hacerlo:
- Selecciona los datos completos que deseas ordenar (no solo una columna) arrastrando el cursor a través de todas las celdas o haciendo clic en el triángulo en la parte superior izquierda de tu hoja de trabajo para seleccionar todo.
- Haz clic en la pestaña «Datos»
- Clic en «ordenar»
- Selecciona cómo deseas ordenar tus datos (en el siguiente ejemplo, los he ordenado por ciudad)
- Presiona OK
- A continuación, tus datos se ordenarán en consecuencia, en este caso, en orden alfabético según la ciudad.
IMPORTANTE: Es importante que selecciones todos los datos que deseas ordenar, no solo una columna. De esta forma tus filas permanecerán intactas, lo que en este caso implica que la dirección correcta seguirá asignada a la persona correcta.
Si hubieras seleccionado solo la primera columna, Excel habría ordenado esta columna alfabéticamente y habrías estropeado las direcciones
2. Eliminar duplicados
Es inevitable: cuando trabajas con un gran conjunto de datos, es probable que tengas duplicados.
En lugar de cansar tus ojos al navegar por la hoja de cálculo, Excel te permite eliminar duplicados con un solo clic:
- Selecciona la hoja de datos
- Presiona la pestaña «Datos»
- Haz clic en «Eliminar duplicados»
- Selecciona las columnas en las que desea que Excel encuentre duplicados
- Presiona OK
IMPORTANTE: ten cuidado de elegir suficientes factores para eliminar los duplicados reales. Por ejemplo, si hubieras seleccionado «eliminar duplicados» solo en la columna anterior (lo que significa que Excel debería haber identificado los duplicados para «Oprah»), no habría eliminado una «Oprah» que de hecho tiene la misma dirección, pero con un apellido y una dirección diferente.
La conclusión es: usa suficiente información para poder eliminar filas que en realidad son iguales y que no comparten solo un factor idéntico.
3. Funciones matemáticas básicas
Deja tu calculadora. Excel puede resolver todo tipo de funciones matemáticas. Todo lo que necesitas hacer es ingresar algunas fórmulas simples. ¿Crees que esto está más allá de tu conocimiento de Excel? Créeme, si llegué allí, también llegarás.
Aquí están las fórmulas básicas que te resultarán útiles:
- Suma: Escribe «SUM =» en la celda donde deseas que aparezca el total, haga clic en las celdas que desea agregar y luego presiona ENTER.
- Multiplicación: Escribe «=» en una celda vacía donde deseas que aparezca el total, haga clic en la celda del número que deseas multiplicar, escribe «*» y luego haz clic en el otro número que deseas multiplicar. Haz clic en ENTRAR.
- División: Escribe «=» en una celda en blanco donde deseas que aparezca el resultado, haz clic en la celda del número que deseas dividir, escribe «/», haga clic en la celda del número por el que deseas dividir, presiona ENTER.
- Puede ser un poco confuso, pero pruébalo y estoy seguro de que verás rápidamente que no es complicado.
SUGERENCIA: Si deseas deslizar la misma fórmula matemática en una fila, ¡puedes hacerlo! Después de ingresar la fórmula en una celda, haga clic en la celda donde apareció el total; haz clic en la pequeña cruz verde que aparece en la parte inferior derecha y arrástrela sobre el resto de la fila donde necesitas que se aplique.
¡Listo! Es automático y podrás hacer ecuaciones en diferentes columnas sin tener que ingresar las fórmulas una y otra vez.
4. Congelar líneas
No hay nada peor que desplazarse por una hoja de cálculo enorme que requiere que vuelva al principio para no obtener la columna incorrecta en el relleno.
Afortunadamente, puedes congelar tus filas principales y hacer que los números de tus filas permanezcan donde están, lo que implica que los verá incluso si se desplaza hacia abajo en la página. Puede utilizar la opción de Excel «congelar filas».
He aquí cómo hacerlo:
- Haz clic en la fila debajo detu fila principal
- Da clic en «mostrar»
- Haz clic en «congelar las líneas»
5. Inserta una fecha
¿Estás cansado de tener que mirar tu calendario o la parte inferior de tu computadora para averiguar la fecha e ingresarla en tu hoja de cálculo? Excel lo hace por tí, con un atajo de teclado muy simple: Ctrl +;
Coloca el cursor en la celda donde debería aparecer tu fecha, usa este atajo y Excel completarás automáticamente la fecha de hoy. ¡Fácil!
IMPORTANTE: Las fechas ingresadas usando esta función son estáticas, ¡no cambiarán con el tiempo!
6. Realiza los mismos cambios en varias hojas de cálculo
Cuando se trabaja en varias pestañas, es difícil revisar las hojas de cálculo y repetir los mismos cambios una y otra vez. ¡Afortunadamente, esto no es necesario!
Puedes seleccionar las hojas en tu hoja de cálculo donde deseas que aparezcan los cambios. Realiza los cambios una vez y se aplicarán en todas las hojas que seleccionaste.
He aquí cómo hacerlo:
- Mantén pulsado «Comando» o «Control»
- Selecciona las pestañas de la hoja de cálculo que desees
- Haz el cambio necesario en una celda
- Verifica que el cambio se aplique a toda tu hoja de cálculo
- Para mayor claridad, digamos que estoy casada con Aaron Rodgers. El resultado es que mi nombre cambiará de «Boogaard» a «Rodgers». Dado que mi nombre aparece en varias pestañas en esta hoja de cálculo, voy a usar este truco para que solo tenga que hacer este cambio una vez.
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